스마트워크-워크스마트 : 리더와 팀원 모두에게 필요한 3가지 스킬(1/3)-1

리더와 팀원 모두에게 필요한 3가지 스킬

 

위 주제 관련하여 3가지 스킬들에 대한 설명 중, 문제해결 도구를 먼저 다루는데 이것을 다섯 단계로 구분하여 설명한다.

 

5. 문제해결 도구 (프로세스 + 툴킷)

온라인 협업을 통해 스마트워크를 하려면 프로젝트 주제나 과제를 해결할 수 있는 효과적인 문제해결 도구들이 필요하다. 문제해결 도구는 순차적인 프로세스와 각 단계에서 사용하는 도구(툴킷)로 구성되는데, 여기서 소개하는 것은 GE에서 사용하는 방법이기도 하다.

 

GE의 문제해결 프로세스는 5단계로 구성되며, 각 단계는 다음과 같다.

1단계 – 주제구체화

2단계 – 문제분석 및 핵심문제 선정

3단계 – 원인분석 및 핵심원인 선정

4단계 – 해결안 도출 및 핵심 해결안 선정

5단계 – 실행 계획 수립

 

각 단계를 진행하는 방법에 대해 하나씩 상세히 설명한다.

 

1단계 - 주제의 구체화

주제를 구체화하는 작업은 본격적인 타운미팅 세션에서 만나는 가장 중요한 첫 번째 프로세스이다. 주제에 대해 참가자 전원이 인식을 공유하지 않고 토의를 진행하는 경우, 참가자 간의 기존 사고방식이나 관점의 차이로 토론 과정에서 갈등이 발생하거나 비효율적으로 진행 될 수 있기 때문에 주제를 구체화하는 과정이 필요하다.

앞에서 설명한 것처럼 주제 구체화의 기능은 토론의 방향과 범위를 정하는 것으로서, 팀원들 간에 이에 대한 공감이 있어야 불필요한 토론이나 시간 낭비를 줄일 수 있다. 즉 주제의 구체화를 통해서 사람마다 다른 기준이나 관점을 통일시키고 조정하는 것이다. 참가자들은 이러한 과정을 통해서 토의할 방향과 범위에 대한 이해와 인식을 같이 할 수 있고, 서로 간에 발생할 수 있는 불필요한 오해나 추가적인 설명을 피할 수 있다. 그렇게 되면 토론을 효율적으로 진행할 수 있고, 이해 관계자인 스폰서의 의지와 기대 사항을 충족할 수 있는 방향으로 타운미팅을 이끌 수 있다.

만약 주제를 구체화하기는 했지만, 구체적으로 정해지지 않거나 팀원 전체가 동의(공감)하지 않고 대충 넘어간다면, 나중에 더욱 큰 어려움에 직면하게 되므로 철저하게 수행해야 한다. 주제 구체화 과정이 더욱 어렵게 느껴지는 것은 타운미팅의 첫 번째 과정인 탓에 팀원들이 토론이나 의사소통에 어려움을 겪기 때문이다. 하지만 이런 문제들은 토론이 진행되면서 자연스럽게 개선되므로 크게 걱정할 필요는 없다. 간혹 시간이 부족하다는 이유로 주제 구체화 과정을 생략하려고 하는데, 일시적으로 시간이 절약되는 것처럼 보일 수 있지만 진행할수록 더욱 큰 문제점들이 나타나게 되어 효율성이 크게 떨어진다.

 

공개적인 토론 - 브레인스토밍

서기가 주제를 플립 차트 상단에 기록하면 팀 리더는 팀원들에게 주제가 의미하는 방향이나 범위에 대해 의견을 듣고, 서기는 팀원들의 의견을 기록한다. 처음에는 발표하는 내용들이 막연하거나 추상적으로 나타나는데, 팀원들의 입장에서는 당연한 것이지만 팀 리더는 그대로 받아들이면 안 된다. 표현된 내용이 구체적이지 않고 추상적일 경우, 구체적으로 명문화하는 것이 불가능해지기 때문이다. 따라서 이런 경우에는 팀 리더가 팀원들에게 질문을 던져 구체적으로 말도록 유도하거나 너무 추상적으로 말하지 않도록 해야 한다.

일반적으로 사람들은 자신의 의견을 말할 때 장황하게 배경을 설명한 다음에 결론을 말하는 데, 이런 방식보다는 결론을 먼저 말하고 나서 필요한 경우에만 부연 설명을 하도록 팀 리더가 지적해 주어야 한다. 토론 초기에는 자유롭게 의견을 말하는 브레인스토밍 방식으로 진행하는 것이 무난하다.

 

아이디어 짜내기 - 브레인라이팅

적어도 한 사람씩 하나의 아이디어를 냈다면 그것들이 모두 플립 차트에 기록될 것이다. 그런데 이 정도에서 의견이 충분하다고 판단해서 다음 단계로 진행한다면 문제가 발생한다. 왜냐하면 초기 단계, 즉 브레인스토밍에서 나온 아이디어들은 질적인 면에서 만족할 만한 수준이 아니기 때문이다. 아이디어란 양적인 수량보다는 질적인 수준이 중요한데, 토론 초기에 나온 아이디어는 질적으로 부족하다. 이것을 보완하기 위한 방법이 브레인라이팅이다.

브레인스토밍으로 도출된 아이디어를 플립 차트에 기록하면, 팀원들은 그 내용을 보면서 조용히 마음속으로 더 좋은 아이디어를 생각하게 된다. 그렇게 해서 새롭게 떠오르는 아이디어나 생각들을 포스트잇에 한 장씩 써서 서기에게 제출하는 방식으로 좀 더 깊이 있는 의견들을 모은다. 모아진 포스트잇을 기존의 아이디어와 비교하면서 정리하고 다듬거나 추가한다.

이러한 방식을 브레인라이팅이라 하며, 브레인스토밍을 하고 나서 더 이상의 아이디어가 없다고 말하는 팀원들에게 브레인라이팅을 시도하면 기대 이상의 좋은 아이디어들이 나오는 경우가 많다.

핵심 단어 선정하기

팀원들이 제안한 각각의 문장에서 핵심이 되는 단어들을 선택하는 작업이며, 문장 중에서 한두 개의 단어만 선택해서 동그라미로 표시한다. 수집된 모든 문장에 대해 핵심 단어를 선택하게 되는데, 이 작업도 팀원 모두의 동의를 얻어서 표시한다.

 

In the Frame – Out of the Frame

문장의 핵심 단어를 토론 범위에 포함시킬 것인지 아니면 배제할 것인지를 결정하는 과정이다. 간혹 도출된 아이디어가 좋더라도 스폰서의 의사 결정 권한 밖의 것이라면 배제해야 한다. 또한 좋은 내용이라고 해서 모두 다루려고 하는 경우도 있는데, 제한된 시간 내에서는 효율적이지 않으므로 너무 과욕을 부리지 말고 선별해야 한다.

선별 기준은 선택된 단어의 범위나 방향이 회사 측이나 다른 부서가 해결해야 할 내용이라면 실행되기까지는 많은 어려움과 절차가 필요하다. 따라서 스폰서에 의해 채택될 가능성이나 실현될 가능성이 낮은 경우에는 과감하게 배제하고, 되도록이면 팀원들 스스로 실행할 수 있는 것을 선택하는 것이 바람직하다. 이러한 기준에 의해 선택된 핵심 단어는 그대로 두고 배제해야 하는 단어들은 ‘X’표로 표기한다.

 

15개의 단어로 문장 만들기

이번에는 선택된 단어들을 가지고 하나의 문장으로 만드는 과정이다. 선택된 단어는 토론에서 다루어야 하는 내용들이므로, 이런 단어를 모두 아우를 수 있는 15개 단어로 문장을 만든다.

이때는 브레인스토밍으로 하기보다는 팀원들이 개별적으로 생각한 단어들을 사용해서 문장을 만든 다음 포스트잇에 써서 제출하는 브레인라이팅 방식이 좋다. 팀원들이 제출하면 서기는 그것을 모아 정리하여 기록하고, 팀원 모두의 동의를 얻어 최종적으로 하나의 문장을 만든다.

이렇게 만든 문장이 바로 주제를 구체화한 내용이고, 타운미팅 세션이 진행되는 동안 주제와 함께 다루어지게 된다. 구체화된 주제가 원래의 주제와 정합성을 갖는지도 잘 검토해야 하고, 너무 많이 벗어나거나 방향성에 문제가 있다면 재조정해야 한다.

 

지금까지 설명한 주제의 구체화 과정을 단계적으로 정리하면 다음과 같다.

① 아이디어 도출 : 먼저 팀에게 주어진 주제가 ‘열정이 넘치는 일터 만들기’인 경우, 열정이 넘치는 일터의 의미나 범위는 매우 다양하고 광범위할 것이다. 팀원들이 브레인스토밍과 브레인라이팅으로 구체화한 내용을 정리하면 다음과 같다.

1. 적성에 맞는 부서 근무 환경 만들기

2. 연봉을 많이 받을 수 있는 직장 만들기

3. 적절한 평가 보상을 받는 시스템 구축 방안

4. 정기적인 순환 보직 시스템 구축 방안

5. 사원 복지 향상 방안

6. 웃음이 넘치는 회사 만들기

7. 일의 성과를 통해 자긍심을 느낄 수 있는 회사 만들기

8. 인간관계(유대 강화) 활성화 방안

9. 개인이 성장할 수 있는 기회를 많이 부여하는 회사 만들기

 

② 각 문장의 핵심 단어 선정하기 : 9개의 문장 각각에서 중요한 핵심 단어를 선택한다.

1. 적성에 맞는 부서 근무 환경 만들기

2. 연봉을 많이 받을 수 있는 직장 만들기

3. 적절한 평가 보상을 받는 시스템 구축 방안

4. 정기적인 순환 보직 시스템 구축 방안

5. 사원 복지 향상 방안

6. 웃음이 넘치는 회사 만들기

7. 일의 성과를 통해 자긍심을 느낄 수 있는 회사 만들기

8. 인간관계(유대강화) 활성화 방안

9. 개인이 성장할 수 있는 기회를 많이 부여하는 회사 만들기

 

③ In the Frame - Out of the Frame : 기준에 의해 적절한 범위에 있는 것과 벗어난 것을 선별한다.

1. 적성에 맞는 부서 근무 환경 만들기

2. 연봉을 많이 받을 수 있는 직장 만들기

3. 적절한 평가 보상을 받는 시스템 구축 방안

4. 정기적인 순환 보직 시스템 구축 방안

5. 사원 복지 향상 방안

6. 웃음이 넘치는 회사 만들기

7. 일의 성과를 통해 자긍심을 느낄 수 있는 회사 만들기

8. 인간관계(유대강화) 활성화 방안

9. 개인이 성장할 수 있는 기회를 많이 부여하는 회사 만들기

선별한 결과 1~5번은 회사 측에서 제도적으로 마련해야 하는 것이므로 스폰서의 의사 결정 권한 밖에 있거나 실행하기까지는 많은 절차와 시간이 필요하기 때문에 제외되었다. 나머지 6~9번은 참가자들 스스로 실행할 수 있는 방안을 충분히 찾을 수 있으므로 선택되었다.

 

④ 15개 단어로 문장 만들기 : 앞에서 선정된 4개의 단어를 가지고 하나의 문장을 만든 결과 구체화된 주제는 다음과 같이 결정되었다.

‘구성원 간의 유대 강화와 자긍심을 통한 밝은 직장 만들기’

 

 

심 재우 (SB컨설팅 대표, SNS 전문가)

 

심재우 소셜 포탈로 링크하기 =è http://jaiwshim.weebly.com

스마트워크 맵 링크하기 =è http://www.sbconsulting.kr/smartwork_map.php