" 글로벌 리더들의 회의 기술 - 팀원들의 참여를 유도하여 생산성을 높이는”" (심재우 저)

 

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우리들 모두가 다양한 형태와 방법의 회의를 하고 있다. 개인적이고 사적인 회의에서부터 여러 사람이 함께 관여하는 비즈니스 회의까지 매우 광범위하고, 그래서 매일 적지 않은 시간들을 회의에 할애하고 있는 실정이다. 어느 경우에는 아침부터 밤늦도록 하루 종일 회의만 하는 경우도 있다. 그런데, 이토록 많은 시간과 노력, 그리고 비용을 투입하여 진행하는 회의의 성과는 어떠한가? 여러분은 회의의 효율과 효과에 대하여 어떤 경험과 의견을 가지고 있는가? 아마도 회의를 배제하고 생활할 수 없을 정도로 회의와 생활은 너무 밀접한 관계임에도 불구하고, 회의를 더욱 효과적으로 활용하여 더 나은 성과를 내도록 하는 적극적인 노력이나 자기계발을 하고 있는가? 거의 매일 참가하는 회의이기에 아마도 대수롭지 않은 일상처럼 별다른 생각이나 준비 없이 대하지는 않는가?
이런 회의에 대한 관점이 최근 기업들을 중심으로 변화되고 있다. 특히, 글로벌 경쟁시대에서 살아남기 위해서는 변화와 혁신이 필수적이고, 이것을 실현하기 위한 도구로써 회의를 활용하려고 한다. 그래서 회의를 효율적으로 진행하고 시간과 비용을 절약하려는 다양한 연구와 노력을 하고 있다. 회의에 대한 특강을 듣거나, 커뮤니케이션을 활성화하는 교육을 실시한다.
이러한 추세에 맞추어 최근에는 회의의 활용이나 기술에 대하여 서술한 많은 종류의 회의 서적이 출간되고 있다. 그런데, 회의에 대하여 다루는 서적들도 주로 커뮤니케이션 활성화 방법 위주로 다루고 있는데, 물론 회의를 효과적으로 진행하려면 다양한 커뮤니케이션 기술은 필수적이다, 하지만 이것만 가지고는 회의의 성과를 극대화 하는데 한계가 있다. 왜냐하면 회의에서 커뮤니케이션이 기본적이고 중요한 수단이 틀림 없으나, 이것만 가지고 모든 문제를 해결할 수 없다. 회의는 문제를 해결하는 과정이라고 볼 수 있고, 다양한 문제를 해결하려면 커뮤니케이션 외에도 필요한 기술과 도구들이 필요하다. 회의에 참가하는 사람들의 창의적인 아이디어 도출을 활성화 시키고, 회의의 진행을 촉진시키고, 문제나 해결안을 여러 관점에서 볼 수 있게 하는 다양한 질문기술, 상대의 말을 경청하는 능력, 그리고 문제해결과 의사결정을 돕는 과학적이고 체계적인 프로세스도 필요하다. 여기에 더하여 회의 자체가 참가자들간의 문제를 해결하고 전략적인 의사결정을 하는 것이므로, 회의에서는 문제해결 기법과 도구가 함께 사용되어야 한다. 그래서 GE에서는 오랜 전부터 회의를 변화와 혁신을 추진하기 위한 전략적인 경영기법으로 발전시킨 워크아웃 타운회의나 액션러닝에서 문제해결 도구들과 회의 진행을 촉진하고 활성화 시키는 퍼실리테이션 기술들을 핵심인재들에게 가르치고 활용하게 하고 있다.

 

 

 

 

 

목차

1부 : GE의 회의와 문제해결 기술, 노하우, 그리고 베스트 프랙티스
1. 고객을 효과적으로 설득한 회의에 관한 경험과 노하우
사례 1 – 영국에서의 비즈니스 회의
사례 2 – 자동차 범퍼의 기술개발을 성공시킨 워크아웃 타운회의
사례 3 - 자동차 부품 설계 분야에 새로운 장을 열게 만든 액션러닝
2. GE의 회의와 활용 노하우
2-1. GE의 워크아웃/타운회의(Work-out/Town Meeting)
3S1B – GE 변화의 목표
워크아웃을 통한 변화와 혁신
워크아웃 성공과 실패 요인
워크아웃 프로세스 디자인
워크아웃의 주제 선정하기
타운회의 디자인을 지원하는 양식과 도구들
1장짜리 발표자료
5장짜리 발표자료
프레젠테이션 실시
2-2. GE의 액션러닝(Action Learning)
타운회의와 액션러닝의 차이점
시행오차법(Trial and Error Method)이 바로 액션러닝 방식이다
액션러닝 진행 싸이클
액션러닝의 10가지 핵심요소
액션러닝의 차별성
액션러닝의 주제 선정
액션러닝의 양식과 도구들
3. 베스트 프랙티스(Best Practice)
사레 1 –그런포스의 팀스피릿(Team Spirit)
사례 2 – 소니의 타임테크놀로지(Time Technology)
사례 3 – P&G의 영어회의
사례4 – SK 캔미팅 (Can-Meeting)
사례5 - 한국리더십센터의 월요교육회의


2부 : 회의의 기본을 알아야 회의 전략을 세울 수 있다
1. 회의의 종류
2. 회의는 문제해결이다
3. 아이디어가 문제해결력을 높인다
4. 매일같이 하는 회의 무엇이 문제인가?
5. 효율적인 회의를 진행하기 위한 방법
6. 효율적인 회의를 하려면 회의기술과 커뮤니케이션 기술을 가져라
7. 의장의 역할
8. 회의 준비를 위하여 살펴보아야 할 질문들
9. 회의모델(Meeting Model) : PPRIO - 회의 프로세스 클로버 (Meeting Process Clover)


3부 : 회의의 생산성과 효율성을 높이는 기술을 활용하라
1. 회의 운영 가이드라인(그라운드룰)
2. 회의 진행에 필수적인 기술
2-1. 커뮤니케이션(Communication)
스트로우크(Stroke)
레이블링(Labeling)
회의에서 말하기(Speaking)
회의에서의 자세
회의에서의 경청(Listening)
회의에서의 질문(Question)
회의에서 질문이 주는 7가지 효과
회의에서 질문하지 않는 이유는 무엇인가?
회의에서의 질문은 문제해결의 도구
회의에서의 시선처리
회의에서의 제스처(손동작)
2-2. 퍼실리테이션(Facilitation) 기술
회의 진행의 노하우를 익혀라
2-3. 체크리스트
회의 전에 확인할 체크리스트
회의 진행중의 체크리스트
회의 후의 체크리스트
의장의 회의 진행 역량 체크리스트


4부 : 회의에서의 저항과 장애물을 효과적으로 극복하기
1. 갈등이나 저항 해결 프로세스
2. 갈등이나 저항을 효과적으로 다루는 기술
3. 반론이나 저항을 대처하는 요령
1. 회의 시간에 간혹 늦게 착석하는 사람들이 있다
2. 옆 사람과 잡담을 하거나 방관자처럼 행동한다
3. 회의에서 말하는 기회를 독점하거나 지배하려 한다
4. 무조건적으로 반대하거나 부정적인 발언을 한다
5. 의외의 행동이나 제어하기 어려운 행동을 한다
6. 성격이나 의견이 다른 사람들 간에 자주 충돌한다
7. 편견이나 지나친 고집을 부리거나 자기 주장만 한다
8. 표현력이 부족하여 당황하거나 더욱 긴장한다
4. 저항이나 반론에 대처하는 3단계 프로세스
5. 사전 작업 수행하기
사전 작업 1 - 개인의 니즈가 회사의 니즈보다 우선이다
사전 작업 2 – 상대의 본심을 파악하라
사전 작업 3 – 여러가지 시나리오를 만들어라
사전 작업 4 – 상대의 관점을 바꾸어라


5부 : 문제해결 프로세스와 도구들 (Problem Solving Process & Tool Kit)
GE의 문제해결 6단계 프로세스
1. 아이디어를 도출하는 도구 – 브레인라이팅(Brain Writing)
2. 문제를 정확히 정의하는 도구 – 문제진술법 (Problem Statement)
3. 이슈(Issue)나 최선안을 선정하는 도구 – 페이오프 매트릭스 (Payoff Matrix)
4. 문제의 핵심 원인을 찾는 도구 – 파레토 분석 (Pareto Analysis)
5. 아이디어를 모으고 정리하는 도구 – 마인드맵 (Mind Map)
6. 문제의 원인을 찾는 도구 – 특성요인도 분석법(Fishbone Diagram)
7. 해결방안과 고객니즈를 매칭시키는 도구 – 고객 니즈 맴핑 (Customer Needs Mapping)
8. 해결안에서 최선안을 선택하는 도구 – 의사결정 워크시트 (Decision Making Worksheet)

 

 

 

 

 

본 저서에서는 그 동안 커뮤니케이션 위주로 다루어진 회의의 기술과 도구들을 탈피하여, GE가 활용하여 베스트 프랙티스(Best Practice)를 만든 다양한 방법과 도구, 그리고 노하우를 다루었다.
여기에 더하여 저자가 20년 이상 교육 및 컨설팅을 하면서 연구하고 경험한 것들을 추가하여, 회의에 대한 모든 것들을 체계적이고 실용적으로 서술하였다. 특히, 본 저서는 독자들이 이 책을 통하여 습득한 것을 즉시 비즈니스 현장에서 활용할 수 있는 실용성에 초점을 맞추었다. 그래서 회의에서 활용하는 다양한 양식과 도구들을 그림이나 표로 제공하였다.

책의 내용은 모두 5부로 구성하였다.
‘1부 : GE의 회의와 문제해결 기술, 노하우, 그리고 베스트 프랙티스’에서는 저자가 GE에서 직접 경험한 성공적인 회의의 사례들과 회의의 성공모델로 활용되는 워크아웃/타운회의와 액션러닝을 상세히 다루었고, 몇 개 기업들이 자사에 맞는 고유한 회의문화를 만들어 성공적으로 운영하고 있는 베스트 프랙티스를 소개하였다.
‘2부 : 회의의 기본을 알아야 회의 전략을 세울 수 있다’에서는 회의의 기본이 되는 회의의 종류, 진행자인 의장의 역할, 그리고 회의 프로세스모델인 ‘PPRIO’에 대하여 설명했다.
‘3부 : 회의의 생산성과 효율성을 높이는 기술을 활용하라’에서는 그라운드룰, 다양한 커뮤니케이션 기술, 질문과 경청, 퍼실리테이션, 그리고 성공 회의를 위한 체크리스트를 소개했다.
‘4부 : 회의에서의 저항과 장애물을 효과적으로 극복하기;’에서는 회의를 진행하면서 부딪치는 다양한 저항과 장애물을 어떻게 대처하고 극복하는 지에 대한 구체적인 방법과 노하우를 저항을 8가지 유형으로 구분하여 설명하였고, 저항 대처 프로세스와 설득력을 높이고 사전에 저항을 방지할 수 있는 ‘사전 작업’ 노하우를 설명했다.
‘5부 : 문제해결 프로세스와 도구들 (Problem Solving Process & Tool Kit)’에서는 GE에서 활용하는 문제해결 프로세스인 “Define-Analyze-Generate-Plan-Implement-Evaluate”와 문제해결과 의사결정을 돕는 몇 가지의 대표적인 도구(Tool-kits)을 양식과 함께 소개했다.

 

 

 

 

 

회의는 다루는 주제에 따라 정보회의, 기획회의, 업무분담회의, 시스템 수립회의, 문제해결 회의로 나누어 지고, 회의를 진행하는 프로세스에 따라 일반적인 회의, 타운회의, 액션러닝으로 구분된다. GE에서는 회의의 주제가 정해지면, 어떤 방식이나 프로세스로 회의를 진행할 것인지 먼저 결정을 하고 진행한다. 즉, 주제나 해결할 문제에 따라 간단한 회의를 선택할 지, 아니면 타운회의나 액션러닝으로 진행할 지 결정한다. 이것은 GE의 회의시스템으로 정착되어 있어, 가장 효율적인 회의를 수행하여 상당한 성과를 얻고 있다.
본 저서를 통하여 회의를 더욱 효과적이고 실용적으로 활용하고자 하는 사람들에게 필요한 기술과 노하우, 도구, 그리고 성공사례들을 제공하였고, 체계적인 회의 기술과 도구들을 통하여 모두가 변화와 혁신을 주도하고 성공할 수 있기를 바란다. 올바른 회의 문화가 구축되어야 올바른 변화를 가져올 수 있다. 여러분의 회사나 조직에 올바른 회의문화를 구축하는데 본 저서가 기여하기를 바란다.