아이패드 활용한 워크스마트, 기업의 일하는 방식을 바꾸고 있다.

 

21일 한국인터넷진흥원(KISA)은 최근 인터넷이용실태조사 결과 국내 전체 가구의 절반 가까이가 스마트폰(42.5%)과 스마트패드(2.3%) 등 스마트기기를 1대 이상 보유하고 있는 것으로 조사됐다고 발표했다.

스마트폰의 경우 도입 2년만에 가입자 2,000만명을 돌파하며 디지털 환경으로의 전환을 이끌었다. 현재 국내 스마트폰 가입자는 약 2500만명으로 추산되며 올 연말까지 3500만명까지 증가할 것으로 전망된다고 한다. 

 

몇 몇 기업에서 스마트워크 구현이나 업무효율화를 위해 직원들에게 아이패드를 지급했는데, 일정 기간이 지나서 사용 실태를 확인해 보니 제대로 사용하는 사람은 극히 적었다. 그 이유는 아이패드가 업무에 적용할 수 있는 기능이나 범위가 제한적이기 때문이라고 했다. 즉, 사무실에서 윈도우 기반으로 작업하던 것들을 아이패드에서는 호환도 안되고, 볼 수도 없다는 것이다.

한편 비교적 적극적으로 활용하는 직원들의 경우, 어떤 용도인지 조사했는데, 이메일, 캘린더, 동영상, 전자책 정도에 불과했다.

그렇다면 아이패드는 이런 정도의 용도만 있을까?

 

최근 직원들에게 아이패드를 지급했지만 활용 방법을 찾지 못한 기업의 러브콜을 받는 전문 컨설턴트가 있다.

다국적기업과 대기업의 글로벌 비즈니스 역량을 컨설팅 하는 국내 최고의 전문가인 에스비컨설팅의 심재우대표가 바로 장본인이다.

이미 22권의 비즈니스 스킬 관련 도서를 출간했고, 최근에는 “스마트워크” 클라우드”, “아이패드로 프레젠테이션 하기”를 집필하고 스마트워크와 워크스마트에 대한 방법과 노하우를 기업에게 전수하는 선봉에 서 있는 인물이다.

심대표는 다음과 같이 설명했다.

‘아이패드의 사양을 보면 거의 노트북 수준이다. 다만 운영체제가 윈도우가 아닌 iOS이다. 그러다 보니 다양한 업무용 작업을 하기도 어렵다. 사실 사무실 내 작업에서 아이패드가 컴퓨터나 노트북을 대신하기는 어렵다. 아이패드는 독립적 기능보다는 노트북을 보조하거나 보완하는 기능이다. 예를 들어, 외부에서 고객을 만나거나 업무를 보는 경우, 고객에게 자사의 상품이나 서비스를 소개하려면 노트북을 부팅하고 상당 시간을 기다려야 사용이 가능했다. 그러다 보니 바쁜 고객을 기다리게 해야 하고, 휴대하기에도 부담스러웠다. 하지만 아이패드는 즉시 가동할 수 있고, 앱의 실행 속도도 매우 빨라서 상담이나 프레젠테이션에 매우 적합하다.

사내에서 미팅을 하거나 고객 상담 시에도 아이패드는 진가를 발휘한다. 아이패드에서 사용할 수 있는 미팅 앱들은 미팅 내용을 기록하거나 녹음할 수 있으며, 다른 사람들과 쉽게 공유할 수도 있다. 아이디어를 얻기 위한 회의를 하는 경우에도 아이디어를 기록하고 구조화 하는 앱도 아주 유용하다.’

 

이어서 심대표는 아이패드를 활용한 워크스마트에 대해 컨설팅하여 성공시킨 한 기업의 예도 설명했다.

‘금년 초에 한 중견기업은 지난해 실적 호조에 대한 보상 차원에서 전직원들에게 아이패드를 지급했다. 아이패드가 선택된 배경에는 직원들이 아이패드를 이용하여 업무를 더 효과적으로 하는 워크스마트를 실현할 수 있다는 공감대도 있었기 때문이었다. 그런데 몇 개월이 지난 후, 직원들이 아이패드를 얼마나 잘 활용하는 지 확인한 결과는 너무도 참담했다. 대부분의 직원들은 아이패드를 업무에 활용하지 못하고 있고, 일부 활용하는 직원들도 이메일이나 캘린더, 전자책 정도에만 쓰는 것이었다. 수 억 원을 투자한 기업주 입장에서는 큰 손실이었다. 결국 CEO는 아이패드를 활용한 워크스마트 전문가인 본인에게 직접 연락하여 도움을 청했다. 컨설턴트의 자문을 통해 직원들이 아이패드를 워크스마트에 활용하지 못하는 어려움이나 문제점을 진단하고 분석한 후 이를 해결할 수 있는 장기적인 마스터플랜과 실행계획을 제안했다. 본인의 제안을 수락한 CEO의 전폭적인 지원 하에 직원들을 팀이나 소그룹 단위로 구성하여 아이패드를 업무나 프로젝트에 활용하는 시스템과 프로세스를 개발하고 필요한 교육과 트레이닝을 실시했다. 이와 더불어 직원들의 실제 업무에도 함께 참여하며 코칭하고 피드백을 제공했다. 그 결과 몇 개월이 지나서 이 회사는 대부분의 업무에 아이패드를 사용하고 있고, 특히 고객과의 상담이나 미팅, 프레젠테이션에서는 노트북 없이 오직 아이패드만 사용하게 되었다.’

 

성공적인 결과를 확인한 CEO는 아이패드를 직원에게 제공했다고 해서 알아서 사용하도록 하는 것은 심각한 문제를 가져온다는 것을 경험했고, 아이패드를 활용한 워크스마트가 성공하려면 회사의 상황과 업무 환경에 적합한 아이패드 활용법을 전사적이고 체계적으로 추진하는 것이 중요하다고 말했다고 한다.