스마트워크-워크스마트:리더와 팀원 모두에게 필요한 3가지 스킬(1/3)-4

4단계 - 해결 방안 도출 및 핵심해결안 선정하기   타운미팅의 세 번째 세션으로 핵심 원인을 제거할 수 있는 해결 방안을 도출하고, 이것을 페이오프 매트릭스를 사용하여 선정한 후 스폰서에게 보고할 실행 계획을 만드는 과정이다.   해결 방안 도출과 선정 타운미팅 두 번째 세션을 진행할 때 문제점과 원인 분석에서 참가자들의 아이디어 도출이 매우 중요하다고 강조했다. 그리고 좋은 아이디어를 활발히 만들어 내기 위해서 브레인스토밍과 브레인라이팅 도구들을 사용했다. 그런데 핵심 원인을 제거할 수 있는 해결 방안을 만들기 위해서는 더욱 창의적이고 효과적인 아이디어가 필요하다.   해결 방안의 도출 두 번째 세션에서 예로 든 세 가지 사례의 핵심 원인에 대해 해결 방안을 찾을 때도 브레인스토밍과 브레인라이팅 기법을 사용한다. 브레인스토밍을 통해서는 가능한 한 많은 수의 아이디어를 만들어 내고, 그러한 아이디어들 중에서 브레인라이팅을 통해서 보다 심층적인 아이디어를 찾아내야 한다. 해결 방안을 찾을 때는 문제 분석 과정에서 적용했던 두 가지 방법을 이용할 수 있다. 즉 아무런 제약 없이 참가자들이 자유롭게 생각나는 대로 표현하는 발상법과 카테고리를 미리 정해서 해당 분야의 해결 방안을 찾는 방법이다. 둘 중에서 어느 방법이 더 좋다고 단정할 수는 없고, 토론장의 분위기와 상황에 맞게 취사선택하거나 병행해서 사용하면 된다.   참가자들이 해결 방안을 찾을 때 유의해야 할 사항은 다음과 같다. 첫째는 창의적인 아이디어를 바탕으로 브레인스토밍을 할 수 있도록 분위기를 조성해야 한다. 둘째는 아이디어를 제안할 때는 가급적 다음과 같은 원칙을 지키도록 팀 리더가 안내해 주어야 한다. “~해 주십시오.”가 아닌 “우리가 이렇게 하도록 하겠습니다.”의 형태로 제안하도록 유도한다. “내가 못하면 남도 못한다는 것을 강조하고, 해결 방안이 막연하게 흐르지 않도록 구체적으로 제안하도록 한다. 이미 제안되어 진행중인 사항은 보강하거나 추가할 수 있는 아이디어를 내놓도록 유도한다. 이때 피해야 할 세 가지 금기 언어가 있는데, ‘~화(활성화, 구체화, 강화 등)’, ‘~적(적극적, 체계적, 구체적 등)’, ‘감성적 언어(유도, 배려 등)’ 등과 같은 표현은 너무 막연하기 때문에 실행력을 부여하기 어렵다. 셋째는 전체 아이디어를 카테고리로 묶어서 정리한다. 도출된 해결 방안에 대한 핵심어(제목)를 선정하고, 그것을 기준으로 분류하여 추가적인 대안들을 도출하도록 한다. 추가적으로 좋은 해결 방안을 찾기 위해서는 문제점이나 원인에 대해 질문(~을 없앨 수는 없을까, 왜 그럴까, 이것이 유일한 대안인가 등)을 던지고 답변하면서 항목을 점검한다.   아래 예시한 표는 ‘회의 효율 2배 올리기’에 대한 해결 방안을 도출한 후 최종적으로 정리한 것이다. 정리한 결과 모두 8개의 해결 방안을 도출했다.     *텍스트 원고 주제(구체화) ∙ 회의 효율 2배 올리기 (횟수와 시간을 줄이고 성과는 높이자.) 핵심 원인 회의 진행 요령에 대한 전문 교육 및 표준 절차가 없다. 회의 개최 기준이 없다. (단순 정보의 공유조차 회의를 통해서 전달한다.) 회의 목적, 배경, 검토 사항 등 준비 및 공지가 안 된다. 해결 방안 ❶ 회의 진행 및 토의 기법 자료(사내 교육 교재)를 팀별로 배호하여 지식 공유한다. ❷ 팀장 대상 회의 진행 기법 교육 실시(전사적으로)한다. ❸ 회의 기본 수칙을 회의 전 참가자와 공유 후 회의를 진행한다. ❹ 정보 전달 또는 공유 목적의 회의는 이메일 또는 사내 게시판을 활용한다. ❺ 사내 회의체 현황 파악 후 개선 방안을 제시한다. ❻ 회의록 작성시 회의에 투입된 비용을 기재하여 회의가 비용임을 인식시킨다. ❼ 회의 결과는 한 장으로 작성하여 즉시 배포한다. ❽ 목적, 배경, 검토 사항 및 도출하고자 하는 바를 명시하여 2일 전까지 공지한다.   해결 방안의 선정 해결 방안 도출이 끝나면 도출된 해결 방안을 평가하여 실행 계획에 포함할 대상을 선정한다. 일반적으로 해결 방안의 수는 적게는 10개에서 30개까지 나오는데, 위의 사례에서는 정리한 결과 8개로 선정되었다. 해결 방안의 효과성에 대한 평가는 페이오프 매트릭스를 활용하는데, 해결 방안을 하나씩 페이오프 매트릭스에 넣어 평가한다. 페이오프 매트릭스 평가 방식은 아래 그림과 같다. 예를 들어, 1번 ‘회의 진행 및 토의기법 자료(사내 교육 교재)를 팀별로 배포하여 지식 공유’에 대해 평가하는 순서를 살펴보자. ① 참가자들 개인은 이것을 실행할 때 필요한 시간적, 경제적 비용 등을 고려한 용이성을 10점 만점을 기준으로 해서 점수를 매기면 그것이 x축 좌표가 된다. 또한 그것을 실행했을 때 얻을 수 있는 효과도 10점 만점으로 점수를 매기면 y좌표가 된다. 모든 참가자는 자신이 평가하여 산정한 좌표값에 해당되는 위치에 도트 스티커를 붙인다.     ② 참가자들이 파란색 스티커로 붙였을 경우 모두 11명이 투표했고, 그것을 평균으로 계산하면 좌표값은 빨간색스티커가 붙은 곳이다. ③ 평균값을 계산한 빨간색 스티커의 좌표가 페이오프 매트릭스 박스의 어느 곳에 위치하는가에 따라 채택 여부를 결정한다. 채택 기준은 앞에서 설명한 ‘의사 결정용 도구’를 참고하라. 위 그림에서는 실행이 용이하고, 효과도 높으므로 채택해도 무방하다. ④ 모든 해결 방안에 대해 위와 같은 단계를 반복해서 8가지 해결 방안에 대한 적합성 여부를 판단한다. 위 사례의 경우에는 모두 8회 실시한다. [그림 6-?]은 1~4번 해결 방안에 대한 평가 결과이다. 이때 참가자들이 평가한 스티커의 위치와 분포에 대해 검토해야 하는데, [그림 6-?]에서 1번 항은 스티커 위치가 비교적 일정 범위 안에 몰려 있는 데 반해서 3번과 4번 항은 일부 스티커가 따로 떨어져 있다(빨간색 원으로 표시한 스티커).         타운미팅이 아닌 일반적인 미팅에서 이런 표가 나오면 무조건 무시하는 것이 관례인데, 타운미팅에서는 이러한 분석표를 주시하여 활용한다. 왜냐하면 대부분의 사람들이 ‘Yes’라고 할 때, 누군가가 ‘No’를 한다면, 그런 판단에는 분명 무슨 이유나 근거가 있을 것이라 여기고, 그 사람이 왜 그렇게 평가했는지 공개적으로 의견을 들어야 한다. 이유를 들어 본 결과 두 가지 중 하나로 판단한다. 하나는 이유나 근거가 틀리거나 전혀 타당치 않거나 투표자 본인이 다른 사람들의 의견을 들은 결과 자신이 잘못 판단했다고 판명되는 경우에는 그의 표를 무시하고 나머지 표들의 평균을 계산하는 것이다. 다른 하나는 의견을 들어 본 결과, 다른 사람들은 간과했거나 획기적인 근거와 아이디어를 가진 것으로 판단되면 재투표를 하게 된다. 3번 해결 방안은 한 사람의 의견을 재확인하면 되고, 4번 해결 방안은 두 사람의 의견을 들어 보고 판단하면 된다. ⑤ 이러한 과정을 거쳐 최종적으로 집계된 좌표에 따라 실행 계획에 포함시킬 해결 방안을 선정한다. 최종 확정 결과는 아래 그림과 같다.   앞에서 배운 페이오프 매트릭스 분석 판단 기준표([그림 6-?]를 참조)에 의하면 ‘만루홈런(1, 2, 3, 4, 5, 8)’, ‘도루(7)’, ‘연장전(6)’으로 판정되었다. 7번 해결 방안은 비록 효과는 낮지만 별다른 투자와 노력 없이 바로 실천하면 되는 것으로 나타났다. 1, 2, 3, 4, 5, 8번 해결 방안은 효과가 높은 것에 실행이 용이하므로 적극적으로 실천해도 되는 것으로 나타났다. 6번 항은 효과가 높지만 실행에 어려움이 예상되므로 어느 정도 시간적인 여유와 노력을 투입하여 장기적인 관점에서 실행하면 된다.     심 재우 (SB컨설팅 대표, SNS 전문가)   심재우 소셜 포탈로 링크하기 =è http://jaiwshim.weebly.com 스마트워크 맵 링크하기 =è http://www.sbconsulting.kr/smartwork_map.php