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교육일자 : 2011.09.24 (토)
교육참여인 : 심재우 멘토, 민지남, 고지원, 곽인혜, 방승환
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프레젠테이션에는 꼭 지켜야만 할 철칙이 하나 있다. 그것은 바로 ‘텍스트를 장황하게 쓰지 않아야 한다’는 것이다. 이러한 원칙을 지켜서 발표 자료는 항상 단순하게 작성해야 한다. 그래야만 하는 첫 번째 이유는 텍스트를 장황하게 쓰면 청중은 발표에 몰입하지 못 하고, 자료를 읽기 바빠하기 때문이다. 다음으로 두 번째 이유는 발표자가 작성한 텍스트를 청중 본인의 의도대로 인식해 버릴 수 있기 때문이다. 이러한 문제점들을 해결하기 위해서는 KISS 방식의 프레젠테이션 기법을 사용해야 한다. KISS 방식의 프레젠테이션이란 중요한 핵심 메시지만을 강조하며, 관련된 그림을 통해 핵심 메시지를 더 각인시키는 방법이다.
KISS 방식의 프레젠테이션 기법에 따른 효율적인 발표 방식은 다음과 같다.
무언가를 정의하고자 할 때는 중요하지 않은 텍스트들은 모두 제거하여 핵심 메시지만 유지한 채 도식화를 한다. 일례로 미국인들의 경우 발표 시에 문장을 쓰지 않고, 단어와 그림 위주로 발표를 한다고 한다. 하지만 이 때, 화면을 많이 채우지 않으면 준비가 소홀해 보일 것 같다는 편견은 버려야만 한다. 여백의 미는 그 이상으로 중요하기 때문이다.
특정 수치를 적을 경우엔 이를 항상 그래프화 하여야 한다.
이미지나, 그래프, 표 등의 시각화 자료들의 크기는 너무 작아선 안 된다. 이는 시각화 효과를 최대한 살리기 위한 도구이기 때문에 이를 청중이 확실히 볼 수 있게끔 해야 한다. 자료의 전체적인 분량은 많으나 중요한 핵심 자료의 양은 적은 경우 발표 시에 실제적으로 필요한 부분에 대해서만 확대하여 제시하는 것이 바람직하다.
하지만 그래프나 표 등의 시각화 자료들을 통째로 복사해 온 경우에는 확대 시 불분명하게 보이는 현상이 발생한다. 이 때에는 덧 그리는 노력을 통해서라도 시각화의 장점을 최대한 살려야만 한다. 그러나 제일 좋은 방법은 표나 그래프를 파워포인트를 이용하여 다시 만드는 것임을 잊어선 안 된다.
무언가에 대한 설명을 하기 위해선 항상 사진 혹은 동영상을 활용해야 한다. 즉 남녀 간의 통계를 표로 제시하였을 경우에는 표 옆에 남녀의 아이콘 혹은 사진 등을 각각 위치시켜야 한다. 또한 동영상은 길지 않은 짧은 동영상일 경우에 더 유용하다. 하지만 연관되지 않은 사진 혹은 동영상은 청중에게 혼란을 줄 수 있으니 활용하지 않아야 한다.
텍스트의 핵심 메시지를 강조할 때는 텍스트의 크기가 커야 하지만 사진의 경우는 크기를 크게 할 필요성이 없다. 사진은 텍스트에 비해 멀리서도 더 잘 보이기 때문이다. 사진의 적당한 크기는 한 슬라이드에 4~6개 정도가 배치될 정도라 할 수 있다.
핵심 메시지는 항상 모든 페이지마다 존재해야 한다. 이러한 핵심 메시지를 강조하기 위해서는 한 페이지에 너무 많은 정보를 담는 일은 없어야 한다.
텍스트 표기를 최대한 자제하고, 말하기 방식을 통해 강약 조절을 하며 발표를 하라. 그래야 핵심 내용을 강조할 수 있게 된다. 텍스트를 써두게 되면 글을 단순히 읽는다는 평이한 느낌이 들어서 이러한 핵심 내용 강조가 불가능하다.
청중이 변경되면 프레젠터의 목표 또한 변경되어야 한다. 즉 청중에 따라 전달 방식 혹은 설명 할 내용들이 달라져야 한다. 예를 들면 발표 주제에 대한 배경 지식을 잘 아는 청중 그룹과 잘 모르는 청중 그룹으로 구분하여 발표할 수 있어야 한다.
프레젠터가 발표를 하는 이유는 청중을 설득하거나 청중에게 정보를 제공하기 위해서 일 것이다. 앞에서 제시한 방식을 따른다면 청중의 이해도는 더 향상되어 프레젠터는 원하는 결과를 얻을 수 있게 된다.
다음은 위에서 제시한 방법에 따라 시각화가 가능한 사례이다.
어떠한 대상과 다른 대상을 효율적으로 비교하기 위해서는 두 가지 방법이 존재한다. 첫 번째 방법은 표로 비교를 하는 방법이고, 두 번째 방법은 이미지를 통해 비교하는 방법이다. 첫 번째 방법인 표로 비교하는 방법은 대상에 대한 정의, 정보들을 비교하기 위해 주로 사용된다. 이는 표의 좌우에 각각의 대상을 배치하여 비교 또는 분석하는 방식이다. 두 번째 방법인 이미지를 이용하는 방법은 대상의 길이, 두께 등을 비교하기 위해 주로 사용된다. 즉 어떠한 물체들의 크기가 100cm와 50cm라고 했을 때, 10cm를 뜻하는 도형 10개와 5개를 이용하여 비교하는 방식이다.
특정 대상에 대한 처리 방식, 작업 흐름 등은 항상 시각화를 하기 좋은 사례이다.
가능성이 '높다', '낮다' 등의 내용 또한 시각화를 하기 좋은 사례이다.
위에서 제시한 사례 등은 프레젠터가 발표 자료를 작성함에 있어 간과하기 쉬운 내용이다. 하지만 조금만 관심을 기울이면 금방 시각화가 가능한 부분이니 KISS 방식의 프레젠테이션을 참고하여 수정을 거친다면 보다 더 훌륭한 발표 자료로써 거듭날 수 있다.
다음은 KISS 방식의 프레젠테이션을 원활하게 작성하기 위한 텍스트 분야와 시각화 분야에 관한 팁을 제시한 것이다.
우선 텍스트 분야에 대한 팁은 다음과 같다.
슬라이드 컨텐츠내의 제목과 소제목은 항상 구분되어야 한다. 제목은 굵게 표시해야 하며, 내용을 핵심 단어로만 표현할 시에는 중요한 단어도 굵게 표시해야 한다. 또한 텍스트 크기나 색상을 변경하여 구분할 수도 있다. 이는 청중의 가독성을 더 높이기 위한 조치이다.
글자의 크기는 항상 커야 한다. 글자 크기가 작으면 멀리 있는 청중의 경우 발표 사항에 대한 집중이 불가능하게 된다. 이는 청중에 대한 배려이다.
모든 슬라이드의 글자체는 통일 시켜야 한다. 제목과 소제목 또한 글자체를 같게 하라는 의미가 아니라, 소제목을 ‘굴림체’로 설정하였을 경우 처음 슬라이드부터 마지막 슬라이드의 모든 소제목은 ‘굴림체’로 통일되어야 한다는 의미이다. 이는 슬라이드의 통합 작업시 주로 발생하며, 각별히 주의하여야 한다.
텍스트의 줄간격을 항상 신경 써야 한다. 너무 좁거나 너무 넓을 경우 청중들이 내용을 읽기 불편 할 수 있다.
한글 텍스트로 내용을 작성할 때, 줄 바꿈으로 인해 단어의 중간 부분이 끊기는 현상이 발생한다면 다음과 같은 조치를 통해 해결해야 한다. 줄 간격 – 옵션 – 한글 – 옵션 – 한글 – 단어 짤림 허용을 해제. (확인 필요) 이를 조치하지 않으면 가독성에 큰 문제가 발생하니 유의하여야 한다.
시각화 분야에 대한 팁은 다음과 같다.
슬라이드의 애니메이션 효과는 청중이 발표에 집중할 수 있게 만들어 준다. 모든 내용을 한 번에 다 보여주지 않고 현재와 관련된 내용만 보여줌으로써 청중은 다음 내용을 미리 읽지 않고 현재 발표 내용에만 충실해질 수 있기 때문이다.
애니메이션의 효과를 최대한 활용하여 청중을 이해시켜야 한다. 예를 들어 텍스트 설명과 함께 그림이 제시 될 경우, 해당 텍스트를 읽어줌과 동시에 그림에서는 어떤 부분에 해당하는지 강조하는 표시를 동시에 해 주어야 한다. 또한 그림이 아닌 그래프의 경우도 마찬가지로 해당 수치를 읽어줌과 동시에 그래프가 상승하도록 하는 것이 바람직하다.
다수의 대상 중 특정하게 강조 할 대상이 있을 경우, 색상과 정렬 기능을 이용하여 청중이 파악하기 쉽도록 강조해야 한다. 예를 들어 그래프 혹은 표를 사용하고 있다면, 우선 특정 강조할 대상을 순위 파악이 쉽도록 정렬해야 한다. 다음으로 중요하지 않은 대상들의 색상을 회색으로 변경하고, 강조할 대상만을 눈에 띄는 색상으로 변경해야 한다. 또한 굵게 처리하여 강조하는 방법도 존재한다.
그래프를 통한 분석 시에는 해당 그래프에 대한 평균치가 존재 할 경우 평균치를 표시해 두어야 분석에 용이하다.
중요한 표나 그래프의 경우, 이를 통해 말하고자 하는 핵심 메시지를 분명히 전달해야 한다. 즉 표나 그래프에 핵심 설명을 달아야 한다.
파워포인트에서 충분히 작성 할 수 있는 시각화 도구일 경우(표, 그래프, 도형 등) 굳이 인터넷에서 이미지로 복사해와선 안 된다. 이럴 경우 전체 템플릿의 분위기에 어긋날 수 있다.
너무 현란한 템플릿은 자제 해야 한다. 일례로 서양에서는 회색 배경에 파란 글씨 등을 주로 사용한다고 한다.
발표 시간이 길 경우, 동일한 템플릿을 사용하면 청중이 지루해 할 수 있으니 소 단원마다 템플릿 변경을 하는 것이 바람직하다.
다음은 KISS 방식의 프레젠테이션을 원활하게 진행하기 위한 슬라이드 분야와 발표 분야에 관한 팁을 제시한 것이다.
우선 슬라이드 분야에 대한 팁은 다음과 같다.
페이지나 목차를 작성하여 청중이 차후에 질문을 할 수 있도록 배려한다. 또한 청중이 현재 어떤 부분에 해당하는 발표인지 알 수 있으며, 언제 발표가 종료되는지 예상 할 수 있게 해야하기 때문이다.
발표 자료의 장수 제한이 존재한다면 출력물은 요약하여 제출하고 발표 자료는 장수를 늘려서 발표 하는 것이 좋다. 하지만 보다 더 좋은 측면은 자료를 압축하는 능력을 키우는 것임은 틀림없다.
어떠한 방안을 제시하거나 문제 제기를 통해 내용을 마무리 하는 경우, 실행 여부가 가능한 것인지 아닌지 여부를 미리 확인 해 봄과 동시에 가능하다면 왜 가능하고, 불가능하다면 왜 불가능 할 것이라고 알려주어야 한다. 또한 이를 실행 가능한 방안들을 몇 개 추가하여 적어야 한다. 하지만 이는 발표 자료의 목적에 따라 다르다. 단순히 소개를 위한 발표일 때에는 안 해도 되지만, 대책 등을 발표하는 자료의 경우는 이러한 방안을 따라야 한다.
주장이나 정보를 쓰는 경우엔 그 근거를 명확히 해야 한다. 일례로 ‘엔조틱카가 잠재 고객의 확보가 용이하다’라고 하였으면 그 이유는 무엇인지도 명확히 알려주어야 한다.
무언가를 분석한 후에는 결론과 시사점을 항상 써야 한다. 또한 분석을 했을 경우엔 어떠한 근거로 분석을 한 것인지 근거를 제시해야 한다.
구체적인 제안이 있을 경우 방향 제시를 해야 하며, 없을 경우엔 타사의 사례를 참고하여 작성해야 한다.
프레젠테이션을 끝내는 단계에서는 우려 사항(청중 우려사항)에 대한 해결책을 제시해야 한다. 이는 프레젠테이션 시작시 관련된 화두를 던짐으로써 생각해 낼 수 있다.
SWOT 분석이란 항상 경쟁 상대가 존재하는 법이다. 왜냐면 어떠한 대상을 두고 그에 따른 강점과 약점, 기회, 위기를 분석하는 것이기 때문이다. 그렇기에 SWOT 분석을 할 경우 대상을 분명히 밝혀야 한다.
전문 용어를 많이 쓰면 청중들이 알아듣기 힘들 수 있으니, 전문 용어를 자제해야 한다.
무언가 다수의 것을 설명할 때는 총 몇 가지가 존재하고, 그 중 몇번째에 해당하는 요소인지 설명을 해야 한다. 이렇게 하지 않을 시 청중들은 “도대체 몇 개가 나올것인가?”라는 생각 때문에 발표에 집중할 수 없게 되기 때문이다. 즉 “미래 사회에 끼칠 변화는 총 4가지가 있는데 그 중 첫 번째 항목에 대해 설명하겠습니다.”처럼 말해야 한다.
새로운 방식(기술)에 대해 소개할 시엔 기존의 방식(기술)에 대한 설명을 먼저 해야 한다. 비교를 통한 설명이야 말로 청중들을 효과적으로 이해시키는 방법이기 때문이다. 예를 들자면, 클라우드 서비스를 설명하기 위해서는 “지금의 자료 저장 방식은 어떻게 될까요?”라는 질문을 던져서 기존의 경우는 PC에 자료를 저장하는 방식임을 청중에게 알려야 한다. 그리고 나서 “소개하고자하는 클라우드 서비스는 이러한 방식이며, 기존의 방식과 어떠한 차이점이 있다”라고 차이를 밝혀야 한다.
자료 작성시에 필요한 자료가 없다면 직접 만드는 열정을 보여라. 즉 한강에 주차된 차의 사진이 필요할 경우, 물이 많은 곳 주변에 주차된 차 사진으로라도 올려야 한다. 자료의 조작과 관련한 문제가 생길 상황이 아니라면 그 정도 성의는 보여야 하는게 옳다.
발표 분야에 대한 팁은 다음과 같다.
프레젠테이션을 처음 시작할 시, 청중의 몰입을 위해 관련된 화두를 질문으로 던지거나, 관련 사례(스토리)를 제시하면서 시작해야 한다. 내 발표 자료의 경우 시작 부분에 “당신의 기억을 영구히 보관하고 싶으신가요?” 같은 화두를 적으면 청중의 몰입을 이뤄낼 수 있다. 또한 화두를 던짐과 동시에 앞에 있는 청중 일부에게 어느 정도 부담이 갈지라도 그에 대한 답변을 요청해보라. 이 때에는 단상 뒤에 있어서는 안 된다. 즉 청중들과 커뮤니케이션을 하기 위해서 단상 뒤에서 벗어나야 한다. 이 때 질문하는 것을 부담스러워하거나 두려워해선 안 된다. 질문 사항이 적대적이거나 부정적이지 않고 객관적인 질문이라면 상대방은 불쾌해하지 않을 것이다. 하지만 역질문을 받을 수 있다. 이러한 역질문을 받는 것을 두려워하지 않기 위해 발표자는 굉장히 많은 준비를 해야만 한다.
능숙한 발표자가 되기 위해서는 질문하는 법과 질문에 답변하는 방법을 능숙하게 익혀야 한다. 질문을 하고 그에 대한 답변을 받았다면 리액션을 해야 한다. 리액션 시에는 “아, 그렇게 생각하시는군요?” 혹은 “저랑은 좀 다른 생각에 대해 얘기를 해주셨군요”처럼 적대적이 아닌 객관적인 반응을 보여야 한다. 그래야만 다음 답변해주는 사람도 좀 더 성의 있게 답변하게 된다.
혹시 학교 과제로 프레젠테이션을 제작하여 작성하였는데 채택이 되지 않는다면, 그 이유를 정중하고도 확실하게 물어봐야 한다. 피드백을 받아야만 그것이 온전한 내 지식이 되기 때문이다.
발표 중 실수를 하더라도 웃거나 사과해선 안 된다. 이 때에는 사과할 필요 없이 바로 잘못된 점을 고치기만 하면 된다. 또한, 이 때 지적을 받게 된다면 “좋은 지적 감사합니다”처럼 성의 있고 호의적으로 답변을 해야 한다.
본인의 평소 말투를 신경 써가며 발표를 진행해야 한다. 일례로 “~이구요”, “~입니다” 등의 표현 방식 혼용이나, “~이잖아요?”처럼 주장이 아닌 동의를 구하는 표현은 자제해야 한다. 또한 “이제”, “어”, “저 또한”, “그 다음에”, “아무래도” 등의 단어나 접속사들을 지속적으로 사용하지 않아야 한다. 그리고 불필요한 지시대명사를 자제하며, “~라고 생각합니다.”처럼 불확실한 표현은 “~그렇습니다”로 수정하여야 한다. 이러한 말투들은 전문성이 결여된 느낌을 주기 때문이다.
프레젠테이션 작성 방법에는 ‘1:10의 방식’과 ‘5:5의 방식’이 존재한다. ‘1:10의 방식’이란 1시간의 발표를 위해서는 그의 10배를 준비하라는 의미’이다. 다음으로 ‘5:5의 방식’이란 ‘자료 제작과 발표 준비를 5:5의 비율로 해야 함을 의미’한다.
발표는 자료를 제작한 사람이 제일 잘하는 법이다. 그러한 이유에서 남이 제작한 자료를 이용하여 발표하는 것은 좋지 않다.
시선 처리에 신경써야 한다. 이를 계속 의식적으로 하지 않는다면, 초반에만 시선 처리를 원활하게 하다가, 후반부로 갈수록 시선처리를 못하게 될 가능성이 있다.
발표 자료는 같더라도 청중이 달라지면 청중의 수준에 따라 발표 방식을 변경해야 한다. 예를 들어 마케팅 용어 중 STP에 대해 설명하고자 한다면 청중의 이해 수준에 따라 부가적인 설명을 하고 말고를 결정해야 한다.
이상으로 프레젠테이션 팁에 관한 기술을 모두 마치는 바이다.
다음은 취강 교육 과정에 대한 사항을 정리한 것이다.
교육 진행을 질문하는 방식으로 하는 이유는 3PQ를 깨닫게 하기 위함이다. 3PQ는 What, So what, How로 구성된다. 첫 번째로 ‘What’은 ‘무엇을 이야기 할 것인가?’를 뜻한다. 다음으로 ‘So what’은 ‘상대방에게는 어떠한 의미가 있는가?’를 뜻하며, 청중의 관점에서 바라보라는 의미를 내포한다. 마지막으로 ‘How’는 ‘어떻게 전달할 것인가?’를 뜻한다.
스터디그룹 내에서 과제물이 있을 경우 그것을 수동적으로 하거나 학교 과제처럼 단순하게 할 경우 많은 것을 얻어갈 수 없다. 또한 과제에 대한 피드백까지도 예상하며, 충분한 생각을 하여 과제물을 제시하라.
다음은 이번에 작성한 발표 자료에 대한 개선 사항이다. 발표 자료에서 수정할 사항은 다음과 같다.
시작(Cloud Computing 기반의 완전한 기억의 시대) : 시작시에 질문으로 화두를 던져라
기반 기술 : 그림으로 먼저 소개하고, 말로써 설명을 보충하라.
소개 : 좌측의 그림(기억저장, 인출)과 우측의 그림(정보 습득)이 서로 비슷하며 확실히 구분할 수 없다. 좌측 그림의 데이터베이스는 클라우드 내부에 넣어야 한다. 흔히 청중은 네트워크와 데이터베이스가 같은 위치에 있다고 생각하기 때문에 청중을 위한 배려를 해주는 것이다. 또한 사람이 클라우드 상단에 있는 것이 아니기 때문에 사람과 클라우드를 좌우로 배치해야 한다. 즉 사람 인터넷(기억 저장 단계) 클라우드, 데이터베이스 인터넷(기억 인출 단계, 정보 습득 단계) 사람 순으로 작성해야 한다. 현재의 그림은 하나의 그림으로 표현할 수 있는 것인데 마치 다른 그림인 것처럼 되어 있다. 또한 사람 몸속에 칩이 내장되어있음을 명확하게 표시해야 한다. 이는 슬라이드 쇼를 이용하여 사람 먼저 출력, 그 후 칩 출력 등으로 시각화 할 수 있다.
기술개요 : 저장과 인출 단계 중 위에 부분이 불필요하게 중복된다. 또한 중간 단계의 그림 4개가 서로 각각 관련성이 없어 보인다. Brain과 Chip은 사람 그룹에 표시하고, Network와 Database는 나머지 그룹으로 표시하라. 이 때는 점선 등으로 ‘같은 것이다’라는 걸 느끼게끔 그룹화 표시하라.
기반 기술 소개(Cloud) : 구름 속의 텍스트를 ‘Internet’이라고 써두어 청중이 의문을 갖을 가능성이 있다. 청중도 이미 인터넷은 사용하고 있기 때문이다. 이를 ‘Network’라고 변경하고 그 내부에 Database를 표시하라.
기반 기술 소개(BCI + CBI) : BCI와 CBI를 함께 도식화하여 표시하라. 중요한 것은 청중들이 이를 쉽게 이해하여 발표를 듣고 나서도 오랫동안 내 설명을 기억해야 한다는 것이다. 또한 우측 아래 부분이 반복되어 나오기 때문에 헷갈린다. 이를 더 효율적으로 표현할 수 있게끔 수정하라.
미래에 끼칠 영향 : 내용을 4등분하여 글자가 잘 보이지 않는다. 이를 각 페이지마다 하나씩 표현하여 4장으로 변경하라. ‘기계에 의존하지 않는’ ‘손에 무언가를 소지 할 불편함이 없는’으로 수정하고, 사람 몸 속에 칩을 표시하라. ‘암기 의존’이라는 내 설명은 적합하지 않다. 이를 ‘저장된 정보를 언제든 활용 할 수 있다’는 측면을 강조해야 한다. ‘기억력 향상’ ‘기억은 데이터베이스가 담당하며, 우리의 뇌는 기억을 활용하는 일에 치중’한다는 내용으로 변경하라. ‘사후 기억 보존’에 대해 해킹의 가능성을 언급하고, 이를 앞으로의 연구 대상이라 말하며 끝을 맺어라.
벤치마킹 : 다른 업체와의 차별성으로 ‘클라우드 서비스를 외부 기기없이 몸 속 내장된 칩만을 통해 다이렉트로 접근 할 수 있다’는 것을 강조하라.
감사합니다.
민지남 올림.