퍼실리테이션을 위한 'GE 미팅 기술 101'(심재우 대표)

성공 비즈니스를 이끄는 것은,

고객을 설득하는 미팅 기술에 달려 있다!

 

 

 

초일류 기업의 미팅 문화를 배워라

회사에서 일을 하다 보면, 문제점 해결이나 새로운 제안 등을 내놓아 할 때, 반드시 거치게 되는 과정이 바로 미팅이다. 그런 까닭에 직장인들은 매일 혹은 어떤 날은 업무 시간의 대부분을 회의에 할애하기도 한다. 대부분의 사람들이 한 번쯤은 회의가 시간 낭비로 느껴질 만큼 지루하거나 비효율적이라고 생각해 보았을 것이다. 이런 미팅의 여러 가지 문제점으로 최근 기업에서는 보다 창의적이고 효율적인 미팅 문화의 변화를 꾀하고 있다.

실제로 내로라하는 기업들은 저마다 독창적이고 효율적인 미팅 문화를 가지고 있으며, 특히 GE의 잭 웰치는 기업의 변화와 혁신의 기운을 불어넣기 위해 미팅 문화를 새로 만들었다. 현재에도 워크아웃 타운 미팅이나 액션 러닝 등 GE 미팅 시스템은 다른 기업들에게 최고의 모델로 인정받고 있다.

이 책은 GE만의 독창적인 회의 문화를 소개하고 회의하는 데 필요한 실질적인 스킬들을 자세히 알려준다. 또한 단순히 회의 시간을 줄이거나 토론을 활발히 하는 것만으로 회의 문화가 바뀌지는 않는다고 설명한다. GE는 새로운 미팅 문화를 위해, 미팅 분위기는 참가자들 및 상하간의 열린 커뮤니케이션을 일상화하고, 창의적인 아이디어나 의견이 자유롭게 나오도록 유연한 토론을 유도하고 있다. 질문, 경청, 퍼실리테이션, 문제 해결 방법, 커뮤니케이션 등 미팅에 필요한 스킬과 프로세스의 철저한 교육과 훈련을 통해 직원들 모두가 GE의 특별한 회의 문화를 익히도록 설파하고 있다.

 

잭 웰치가 만든 미팅 기술

1부에서는 GE의 미팅 시스템을 업무에 적용한 필자의 경험과 워크아웃/타운 미팅, 액션 러닝 등 GE의 대표적인 미팅 문화를 설명한다. 또한 고유한 미팅 문화를 만들어 운영하고 있는 세계적인 기업들과 국내 기업의 사례를 들어놓았다. 2부는 미팅의 기본이 되는 회의 종류, 아이디어, 진행 방법, 의장 역할, 미팅 모델 등에 대하여 다루었다. 3부는 보다 세부적으로 미팅에서 필요한 커뮤니케이션 스킬, 퍼실리테이션 스킬을 비롯해 미팅 전후의 체크리스트를 자세히 소개한다. 4부는 회의할 때 부딪히게 되는 저항과 장애물을 어떻게 대처하고 극복하는지 구체적인 방법들과 필요한 사전 작업 노하우를 밝혀 놓았다. 마지막으로 5부에서는 GE에서 활용하는 문제 해결 프로세스와 의사 결정을 돕는 대표적인 도구들을 알기 쉽게 양식과 함께 설명하고 있다.

이 책에서는 앞에서 말한 GE의 미팅 문화를 기본으로, 실제 비즈니스 상황에서 적용할 수 있는 다양한 미팅 스킬들을 제시한다. 미팅에서 원활한 진행을 위해서는 말하기, 문서, 프레젠테이션, 그리고 보디랭귀지 같은 비언어적인 표현도 중요하다. 더불어 미팅 진행 중에서 수시로 일어날 수 있는 참가자들의 저항이나 장애물에 대한 대처법도 필수 항목이다.

필자의 경험을 GE의 미팅 시스템에 적용하여 미팅을 준비하는 과정 중 자칫 소홀할 수 있는 세부적인 스킬들을 꼼꼼하고 명쾌하게 제시하고 있다.

 

■ 추천사

지금 이 순간에도 많은 기업에서는 회의를 하고 있을 것이다. 업무 시간의 상당 부분을 회의하는 데 투자하면서도 많은 사람들은 회의가 참가자들의 의견이 반영되지 못하며, 소모적이라고 느끼고 있다. 아직도 기존 방식대로 윗사람이나 한두 명의 발표자에 의한 일방적인 의견 전달이나 형식적인 참석에 그치고 있기 때문은 아닐까. 그러나 회의는 단순히 의견 발표나 정보 전달 등 일방적인 커뮤니케이션에 그쳐서는 안 된다. 글로벌 시대를 맞이하여 다양한 문제 해결을 위해 보다 창의적인 아이디어와 전략적인 해결 방법을 도출하지 않으면 도태되기 때문이다.

GE에서는 20여 년 전부터 좀더 효과적인 커뮤니케이션과 문제 해결을 위해 혁신적이며 새로운 미팅 문화를 만들어 왔다. 대표적인 예가 워크아웃 타운 미팅이다. 최근에는 많은 기업들이 지식을 창조하고 변화를 주도하는 새로운 기업문화를 만들기 위해 GE 방식의 타운 미팅 기법을 도입하고 있다. 대다수 기업에서 벤치마킹을 하는 대표 모델이 될 만큼 실질적인 미팅 방법이다. 이 책은 GE의 미팅 문화를 비롯해 실제 적용 사례를 통해 비즈니스 현장에서 활용할 수 있는 스킬들을 제시한다. 회의를 진행할 때, 차별화된 미팅 스킬을 갖도록 도와주는 실행 매뉴얼이 될 것이다.

―강석진(CEO컨설팅그룹 회장, 전 GE Korea 회장)

 

   

■ 차례

서론 위기를 도약의 기회로 만든 GE 미팅 기술

1부 GE의 성장 동력은 미팅 기술

1장 고객을 사로잡는 미팅 기술

사례 1 영국에서의 비즈니스 미팅｜사례 2 자동차 범퍼의 기술 개발을 성공시킨 워크아웃/타운 미팅｜사례 3 자동차 부품 설계 분야에 새로운 장을 열게 만든 액션 러닝

2장 GE를 최고 기업으로 이끈 미팅 기술

1. GE의 워크아웃/타운 미팅

GE의 변화를 실천하는 도구, 워크아웃｜워크아웃은 변화와 혁신을 성공적으로 이루어낸다｜워크아웃의 성공 요인과 실패 요인｜워크아웃 프로세스 디자인｜워크아웃 주제 정하기｜타운 미팅 디자인을 지원하는 양식과 도구들｜한 장짜리 발표 자료｜다섯 장짜리 발표 자료｜성공적인 프레젠테이션을 위한 스킬

2. GE의 액션 러닝

타운 미팅과 액션 러닝의 차이점｜시행오차법이 바로 액션 러닝 방식이다｜액션 러닝 진행 사이클｜액션 러닝의 10가지 핵심 요소｜액션 러닝의 차별성｜액션 러닝의 주제 선정｜액션 러닝의 양식과 도구들

3. 베스트 프랙티스

사례 1 그런포스의 팀 스피릿｜사례 2 소니코리아의 타임 테크놀로지｜사례 3 P&G의 영어 미팅｜사례 4 SK의 캔 미팅｜사례 5 한국리더십센터의 월요교육회의

 

2부 미팅의 기본을 알아야 미팅을 성공으로 이끈다

1장 성공적인 미팅을 위한 기본 전략

1. 여러 가지 미팅, 여러 가지 전략

2. 미팅은 문제 해결이다

3. 아이디어가 문제 해결력을 높인다

4. 매일같이 하는 미팅, 무엇이 문제인가?

5. 효율적으로 미팅을 진행하기 위한 방법

6. 효율적인 미팅을 위한 7가지 필수 요소

7. 의장의 역할

8. 미팅 준비를 위하여 살펴보아야 할 질문들

9. 미팅 모델 : PPRIO

 

3부 미팅의 생산성과 효율성을 높이는 스킬 활용법

1장 미팅 운영 가이드라인

2장 미팅 진행에 필수적인 스킬

1. 커뮤니케이션

스트로크｜레이블링｜미팅에서 말하기｜미팅할 때 자세｜미팅에서의 경청｜미팅에서의 질문｜미팅에서 질문이 주는 7가지 효과｜미팅에서의 질문은 문제 해결의 도구｜미팅할 때 시선 처리｜미팅할 때 손동작

2. 퍼실리테이션 스킬

3. 체크리스트

 

4부 미팅에서의 저항과 장애물을 효과적으로 극복하기

1. 미팅에서의 저항이나 장애물

2. 갈등이나 저항 해결 프로세스

3. 반론이나 저항에 대처하는 방법

반론이나 저항의 유형별 해결법｜반론이나 저항에 대처하는 3단계 프로세스

4. 사전 작업 수행하기

 

5장 문제 해결 프로세스와 도구들

1. GE의 문제 해결 6단계 프로세스

2. 아이디어를 내는 도구―브레인라이팅

3. 문제를 정확히 정의하는 도구―문제 진술법

4. 이슈나 최선안을 선정하는 도구―페이오프 매트릭스

5. 문제의 핵심 원인을 찾는 도구―파레토 분석

6. 아이디어를 모으고 정리하는 도구―마인드맵

7. 문제의 원인을 찾는 도구―특성 요인 분석법

8. 해결 방안과 고객 니즈를 매칭시키는 도구―고객 니즈 맵핑

9. 해결안에서 최선안을 선택하는 도구―의사 결정 워크 시트

 

 

■ 책 속으로

GE의 대표적인 미팅 방식은 워크아웃/타운 미팅이다. 워크아웃은 주로 잭 웰치가 추구한 관료주의 타파, 프로세스 개선, 벽 없는 조직 실현 등과 같은 특정한 주제를 목적으로 한다. 진행 방식은 관련된 사람들이 한자리에 모여 변화시켜야 하거나 적용해야할 아이디어와 해결안을 구체적으로 도출하고, 이를 추진할지 말지를 리더가 즉각적으로 결정하고, 추진할 책임자를 정하여 실행에 옮기는 식이다. 이러한 워크아웃을 효과적으로 하기 위한 구체적인 방법과 프로세스로 사용하는 것이 타운 미팅 방식이다. 즉, 타운 미팅을 통해 워크아웃의 목적을 달성하는 것으로 이해하면 된다. 잭 웰치가 추진한 워크아웃의 최종 목표는 변화와 혁신이고, 그래서 지속적이고 세계 최고의 경쟁력을 갖는 것이다. (28쪽)

 

미팅에 대한 이와 같은 문제점을 해결할 수 있는 방안은 무엇이 있을까? 많은 사람들이 이에 대해 연구하고 분석하면서 저마다의 의견을 주장하고 있으나, 대체로 다음 세 가지만이도 제대로 실행한다면 지금까지와는 다른 식의 미팅 진행을 통해 큰 결과를 얻을 수 있을 것이다. 첫째, 대부분의 사람들이 가지고 있는 미팅에 대한 마인드를 변화시켜 미팅을 새로운 기업 문화를 창조하는 도구로 인식시켜야 하고, 둘째, 미팅 주관자를 비롯한 참석 대상자들이 철저한 사전 준비를 하고, 셋째, 커뮤니케이션, 질문, 문제해결, 의사 결정, 퍼실리테이션 등과 같은 미팅 관련 스킬을 체득해야 한다. 효과적인 미팅은 훌륭한 계획과 준비에서 출발함을 인식해야 한다. (78쪽)

 

또한 의장은 다음과 같은 역할을 수행해야 하는데, 그것은 바로 갈등을 관리하고 참가자들이 효과적인 기능과 역할을 발휘하도록 만드는 것이다. 갈등 관리에는 이견을 조절하고 갈등을 최소화하여 합의를 도출하고 문제를 해결하는 것이다. 효과적인 기능과 역할은 공동 목표를 달성하도록 하고, 이것을 위하여 상호 신뢰하여 개방적인 의사소통을 해야 한다. (119쪽)

 

미팅을 진행하다 보면 다양하고 많은 종류의 저항이나 갈등, 장애를 만나게 된다. 간혹 자신의 입장이나 주장에 적극적으로 동의하던 사람이 미팅 도중에 별안간 태도를 바꾸어 의외의 반론이나 저항을 하여, 예기치 못한 장애를 만나기도 한다. 특히 미팅을 주관하는 의장은 이런 상황에 직면했을 때 제대로 해결하지 못하면 미팅 목표를 제대로 이루지도 못한 채 미팅을 마칠 수밖에 없으며, 참가자들로부터 많은 불만을 듣거나 항의를 받을 수 있다. 따라서 저항이나 갈등 등을 효과적으로 다루는 스킬은 필수적이다. (134쪽)

 

여러 사람들이 모여 회의를 통해 문제 해결을 하는 경우, 마인드맵을 브레인스토밍이나 브레인라이팅과 함께 사용하면 더욱 효과적이다. 개인적으로도 혼자서 여러 가지 아이디어나 해결 방안을 찾고자 할 때 생각나는 것이나 아이디어를 기존에 사용하는 나열식으로 메모하는 것보다 마인드맵을 사용하면 더욱 효과적이다. 또한 책이나 자료를 요약하고 정리할 때도 마인드맵을 사용하는 것을 적극 권장한다. 마인드맵은 시각적인 효과를 이용하여 모든 정보와 연관관계를 한 장에 보여주므로 가독성과 이해력, 기억력을 증진시키는 효과가 있기 때문이다. (185쪽)