[이러닝] 성공 비즈니스를 위한 스마트워크 완전정복 1차시-12

 

 

 

 

스마트워크를 위해 무엇을 어떻게 준비해야 할까?

하나의 가상 스토리를 생각해 보자.

대기업이나 공공기관에 근무하는 어떤 사람이 해외로 출장을 갔고, 그 곳에서 바이어를 만나 협의를 하던 중, 긴급히 한국본사에 있는 의사결정권자나 관계된 사람들과 함께 협의를 하고 새로운 제안서나 발표자료를 만들어야 하는 경우, 어떻게 할 수 있을까?

아마도 출장간 사람이 그곳의 상황이나 필요한 것들을 전화나 이메일로 보내면 본사에서 논의를 한 후에, 혹은 문서 작업을 하고 그것을 다시 이메일로 출장자에게 보내고, 출장자는 문서 파일을 다운로드 받아서, 수정하거나 보완해야 한다. 이것이 단 번에 끝나면 좋겠지만 때로는 여러 번에 걸쳐 오고 가야 한다. 이런 과정에서 소통 상의 문제가 발생하고 합리적인 협의를 할 수 없게 된다. 이 때 필요한 것이 바로 온라인 협업도구다. 이것을 사용하면, 출장자와 한국본사의 사람들이 동시에 한 화면에 접속하여 함께 문서작업을 할 수 있다. 물론 협업으로 문서를 작성하면서 웹캠을 이용하여 얼굴을 볼 수 있고, 이야기를 나누며 의논하거나 아이디어를 주고 받을 수도 있다. 글로벌 비즈니스 시대에 이런 것은 누구에게나 해당될 것이고, 빈번히 일어나는 상황이다. 대기업이나 공공기관도 이런 도구들의 사용은 필수적이다. 만약에 개인이나 중소기업에 있는 사람들이 해외 출장을 간다면 더욱 요긴할 것이다.

스마트워크는 재택근무나 이동근무, 또는 스마트워크 센터에서 업무를 보는 것을 포함한다. 회사가 아닌 이와 같은 장소에서 업무를 하기 위해 필요한 것이 무엇일까 생각하는 것은 그리 어려운 것이 아니다. 근무 장소가 회사가 아닌 다른 지역으로 바뀐 것에 지나지 않다. 만약에 회사에서 근무하는 경우 무엇이 필요할까를 생각해 보면, 크게 두 가지로 요약될 수 있다. 첫째는 다른 사람들과 함께 일하는 것으로, 예를 들면, 다른 사람들과 만나서 업무 협조 미팅을 하거나 프로젝트 수행을 위한 아이디어 회의나 협업, 혹은 상사에게 보고하는 것 등이고, 둘째는 혼자서 일하는 것으로, 보고서나 기획서 제안서와 같은 문서작성이나 프로젝트 진행 상황 확인 등이다. 전자는 사람과 대면하여 일하는 것인데, 이것은 원격 화상회의를 통해 대신할 수 있다. 그래서 스마트워크 센터에 갖추어야 할 도구로 원격 화상회의룸이 필수적으로 거론되는 것이다. 후자는 사내에 연결된 인트라넷에 접속하여 일하게 되는데, 인트라넷 접속은 다른 지역에 있더라도 인터넷을 통해 접속할 수 있다. 그렇다면 스마트워크 센터에는 단지 원격 화상회의룸만 갖추면 충분할까? 그렇지 않다. 스마트워크 센터에서 일하는 경우, 대면으로 만나서 함께 일을 할 수 없기 때문에 관련된 사람들이 모여 함께 제안서를 작성하거나 수정하는 것이 어렵다. 이것을 해결하는 방법은 원격으로 함께 작업할 수 있는 도구가 필요한 데, 이것을 해결해 주는 것이 온라인 협업도구다. 즉 여러 사람이 온라인으로 연결되어, 한 화면에서 공동으로 작업할 수 있는 기능이다. 이것은 응용 소프트웨어로 운영되는데, 자사에 필요한 것을 개발하여 사용하는 것은 엄청난 비용이 소요되기에 대기업이나 공공기관을 제외하고는 다른 기업이나 개인들에게는 요원한 이야기가 된다.

서구의 글로벌기업들도 스마트워크를 도입하고 있는데, 이를 통해 상당한 효과를 얻고 있다.

분석보고 자료에 의하면 생산성 측면에서, 가전유통업체인 베스트바이는 35%, IBM은 50%, 아메리칸 익스프레스는 43%, 다우케미컬은 32.5%, 그리고 영국의 브리티시텔레콤은 20%의 향상을 달성했다. 물론 스마트워크를 도입했다고 해서 이런 향상이 저절로 얻어지는 것은 아니다. 자사에 맞도록 많은 연구와 분석을 하고 좋은 방법과 시스템을 개발하여 적용하고, 빠른 기간 내에 성공사례들을 만들어 직원들에게 우리도 가능하다는 자신감을 갖게 하고, 전사적으로 확산해야 한다.

스마트워크와 관련하여 기업들의 고민은 자료에 대한 보안 문제다. 사무실에서도 문서나 자료들의 보안을 위해 복사나 인쇄도 통제하는데, 외부에서 사내 인트라넷에 접속하여 업무를 하는 것이 보안에는 더욱 취약할 수 밖에 없기에 기업 입장에서는 망설이게 된다.

 

 

 

집필 및 튜터링 : 심재우 (에스비컨설팅 대표 http://www.sbconsulting.co.kr)

과정 안내 보기 링크===>  http://www.sbconsulting.kr/view.php?&bbs_id=pds_docu&page=&doc_num=94