스마트워크-워크스마트 : 스마트워크는 무엇을 필요로 할까?

스마트워크는 무엇을 필요로 할까?

 

지금도 구성원들이 모여서 함께 일하기도 한다. 중요한 프로젝트는 혼자가 아닌 여러 사람이 같이 참여하여 추진한다. 그런데 관건은 사람이 많이 모인다고 해서 업무 성과나 효과도 비례하여 좋아지지 않는 데 있다.

여러 사람들 사이에 시너지 효과가 나도록 만들고 집단지성이나 집단창의성을 극대화 하려면 몇 가지가 필수적이다.

 

첫째, 구성원들 간에 긴밀하고 깊이 있는 소통이 이루어 져야 한다. 집단창의력은 열린 소통을 통해서 가능하다.

스마트워크는 협업이 생명이다. 그런데 서로가 소통하지 않거나 다른 사람들의 의견이나 아이디어를 지렛대로 활용하지 못한다면 스마트워크는 의미를 잃는다. 이런 상황이 되면 오히려 구성원들간의 이견이나 갈등만 높아지고 서로 자기의 생각이나 의견만 주장하고, 자신이 낸 의견이나 주장이 다른 사람들에 의해 받아들여 지지 않거나 무시 당하면 비판자나 부정적인 사람으로 돌변하여 협업에 악영향을 미친다.

열린 소통은 직접 만나서 얼굴을 마주하고 의견을 나누는 것이 지금까지의 패러다임이었다. 하지만 스마트워크의 개념은 모두가 한 자리에 모여서 일하는 것이 아니고, 서로가 다른 장소에 있으면서도 함께 일하는 것이다. 결국은 원격근무이고 이런 상황에서 협업을 하려면 원격화상회의나 온라인을 통해 일해야 한다.

소통이란 일을 할 때만 해서는 큰 효과를 얻을 수 없다. 평소에는 거의 소통을 하지 않던 사람들이 특정한 업무를 수행하기 위해 협업을 하고, 그 때만 소통한다면 제대로 된 소통은 불가능하다. 결국은 협업을 하지 않는 평소에도 자주 소통하고 생각을 나누어야 한다. 그런데 기존에 사용하던 이메일이나 사내게시판은 한계가 있고, 이것을 통해 자유로운 소통을 하지도 않는다.

그래서 필요한 것이 소셜 네트워킹이다. 이것에 대한 사람들의 생각은 비교적 자유롭고 부담을 느끼지 않는다고 한다. 사람들은 아무리 친한 사이라도 평소에 자주 가벼운 대화를 나누지 않는다면, 직접 만나도 서먹해 한다. 하지만 평소에도 전화를 통해 가벼운 대화를 나눈 사이라면 직접 만나면 소통은 더욱 활발해 진다. 왜냐하면 이런 사이라면 서먹함을 해소할 아이스 브레이킹 없이 바로 본론으로 들어갈 수 있기 때문이다. 즉 소셜 네트워킹을 통해 평소에 가벼운 대화나 서로간의 의견이나 생각을 공유하면, 온라인을 통해 협업을 하더라도 활발한 협업이 가능하다.

 

둘째, 업무를 보다 효과적이고 빠르게 할 수 있는 도구들이 필요하다. 여기서 말하는 도구는 대게 온라인 협업도구다. 협업에 참가하는 사람들은 기본적으로 이런 온라인 협업도구의 사용법에 익숙해야 한다. 만약에 중요한 프로젝트를 온라인 협업으로 진행하는데, 도구 사용법을 잘 모르거나 익숙하지 않다면 일을 제대로 하기 어렵다. 따라서 도구 사용법을 먼저 배워야 한다. 그런데 문제는 온라인 협업도구가 하나가 아니고 매우 다양하다는 것이다. 하나라면 그것을 익히는 데 그리 큰 어려움이 없겠지만 익혀야 할 협업도구들은 적어도 20개가 넘는다. 사실 일을 하는데 도구는 많을수록 좋다. 여기에는 도구를 잘 쓸 수 있는 스킬을 가진다는 조건이 있다. 아무리 도구를 많이 주어도 그것을 어떻게 쓰는지 모른다면 오히려 더 큰 문제가 생긴다.

그래서 스마트워크를 대비한다면 당연히 온라인 협업도구들의 사용법을 미리 배워야 한다. 이것은 마치 여러분이 지금 업무에서 자주 사용하는 워드나 엑셀, 파워포인트, 아래한글을 사용하는 것과 같다. 온라인에서는 이런 도구들을 다른 사람들과 함께 적성하고 수정하게 된다.

 

셋째, 실제로 협업을 잘 할 수 있는 능력을 극대화 시켜야 한다. 여러 사람들이 대면하여 일하는 경우에는 궁금하거나 이해되지 않는 것은 직접 질문하면 된다. 하지만 원격 협업에서는 이것이 만만치 않다. 물론 원격화상회의 시스템이나 온라인 협업도구에서 제공하는 웹캠(컴퓨터용으로 사용하는 화상용 카메라로 USB 등에 연결하여 사용)이나 마이크 기능을 통해 질문하거나 의견을 나눌 수 있지만, 소통에 답답함이나 한계가 있는 것은 사실이다. 따라서 이런 환경에서 어떻게 소통해야 하는지에 대한 방법이나 기술도 연마해야 한다. 즉 온라인 협업을 위한 커뮤니케이션 스킬이다.

오프라인 협업(지금처럼 사람들이 한 장소에 모여서 일하는 것)에 비해 온라인 협업은 리더의 역할이 중요하고, 더욱 고도의 커뮤니케이션과 퍼실리테이션 스킬을 요구할 것이다. 그런데 이런 기술은 평소에 사용하던 것을 기초로 하고 그것들과 크게 다르지 않으므로 지금 사용하는 방식을 통해서 향상시키는 것이 좋다. 여기에 더하여 온라인 협업을 위한 커뮤니케이션 스킬을 추가하여 배우면 충분하다.

 

심 재우 (SB컨설팅 대표, SNS 전문가)

 

심재우 소셜 포탈로 링크하기 =è http://jaiwshim.weebly.com

스마트워크 맵 링크하기 =è http://www.sbconsulting.kr/smartwork_map.php