스마트워크-워크스마트 : 스마트워크를 위해 무엇을 어떻게 준비해야 할까?

스마트워크를 위해 무엇을 어떻게 준비해야 할까?

 

하나의 가상 스토리를 생각해 보자.

대기업이나 공공기관에 근무하는 어떤 사람이 해외로 출장을 갔고, 그 곳에서 바이어를 만나 협의를 하던 중, 긴급히 한국본사에 있는 의사결정권자나 관계된 사람들과 함께 협의를 하고 새로운 제안서나 발표자료를 만들어야 하는 경우, 어떻게 할 수 있을까?

아마도 출장간 사람이 그곳의 상황이나 필요한 것들을 전화나 이메일로 보내면 본사에서 논의를 한 후에, 혹은 문서 작업을 하고 그것을 다시 이메일로 출장자에게 보내고, 출장자는 문서 파일을 다운로드 받아서, 수정하거나 보완해야 한다. 이것이 단 번에 끝나면 좋겠지만 때로는 여러 번에 걸쳐 오고 가야 한다. 이런 과정에서 소통 상의 문제가 발생하고 합리적인 협의를 할 수 없게 된다. 이 때 필요한 것이 바로 온라인 협업도구다. 이것을 사용하면, 출장자와 한국본사의 사람들이 동시에 한 화면에 접속하여 함께 문서작업을 할 수 있다. 물론 협업으로 문서를 작성하면서 웹캠을 이용하여 얼굴을 볼 수 있고, 이야기를 나누며 의논하거나 아이디어를 주고 받을 수도 있다. 글로벌 비즈니스 시대에 이런 것은 누구에게나 해당될 것이고, 빈번히 일어나는 상황이다. 대기업이나 공공기관도 이런 도구들의 사용은 필수적이다. 만약에 개인이나 중소기업에 있는 사람들이 해외 출장을 간다면 더욱 요긴할 것이다.

 

스마트워크는 재택근무나 이동근무, 또는 스마트워크 센터에서 업무를 보는 것을 포함한다. 회사가 아닌 이와 같은 장소에서 업무를 하기 위해 필요한 것이 무엇일까 생각하는 것은 그리 어려운 것이 아니다. 근무 장소가 회사가 아닌 다른 지역으로 바뀐 것에 지나지 않다. 만약에 회사에서 근무하는 경우 무엇이 필요할까를 생각해 보면, 크게 두 가지로 요약될 수 있다. 첫째는 다른 사람들과 함께 일하는 것으로, 예를 들면, 다른 사람들과 만나서 업무 협조 미팅을 하거나 프로젝트 수행을 위한 아이디어 회의나 협업, 혹은 상사에게 보고하는 것 등이고, 둘째는 혼자서 일하는 것으로, 보고서나 기획서 제안서와 같은 문서작성이나 프로젝트 진행 상황 확인 등이다. 전자는 사람과 대면하여 일하는 것인데, 이것은 원격 화상회의를 통해 대신할 수 있다. 그래서 스마트워크 센터에 갖추어야 할 도구로 원격 화상회의룸이 필수적으로 거론되는 것이다. 후자는 사내에 연결된 인트라넷에 접속하여 일하게 되는데, 인트라넷 접속은 다른 지역에 있더라도 인터넷을 통해 접속할 수 있다. 그렇다면 스마트워크 센터에는 단지 원격 화상회의룸만 갖추면 충분할까? 그렇지 않다. 스마트워크 센터에서 일하는 경우, 대면으로 만나서 함께 일을 할 수 없기 때문에 관련된 사람들이 모여 함께 제안서를 작성하거나 수정하는 것이 어렵다. 이것을 해결하는 방법은 원격으로 함께 작업할 수 있는 도구가 필요한 데, 이것을 해결해 주는 것이 온라인 협업도구다. 즉 여러 사람이 온라인으로 연결되어, 한 화면에서 공동으로 작업할 수 있는 기능이다. 이것은 응용 소프트웨어로 운영되는데, 자사에 필요한 것을 개발하여 사용하는 것은 엄청난 비용이 소요되기에 대기업이나 공공기관을 제외하고는 다른 기업이나 개인들에게는 요원한 이야기가 된다.

 

 

그런데 이런 문제를 해결할 수 있는 방법들이 주변에는 얼마든지 있다. 예를 들면, 구글 크롬 환경 아래에서 사용되는 다양한 온라인 협업도구들(구글 크롬 웹)과 윈도우 OS에서 실행되는 다양한 도구들도 있다. 중소기업이나 개인들은 이것을 활용하면 원격 협업이 가능하다. 이것을 활용하는 것은 무료로 가능하다. 물론 무료 계정인 경우 사용 기능에서 유료에 비해 약간의 제약이 있지만 그런데도 사용할 만 하다. 만약에 조금 더 다양한 기능이 필요하다면 유료계정으로 업그레이드 하면 되는데, 이 때 소요되는 비용이 그리 큰 부담이 되는 수준은 아니다.

 

결국 우리들에게 필요한 것은 이런 도구들을 제대로 사용할 수 있는 기본적인 사용법과 응용 방법을 익히면 된다. 물론 여러 가지 도구들의 사용법을 익히는 것은 사용자가 시간과 노력을 투자하여 익혀야 한다.

정부에서는 소외 계층을 위해 스마트워크 센터의 사용을 누구나 자유롭게 할 수 있는 환경 제공과 함께 온라인 협업도구 사용법에 대한 교육과 코칭도 무료로 제공할 것으로 예상된다.

 

하지만 남보다 앞서려면 정부가 모든 것을 무료로 해결해 줄 때까지 기다리는 것은 바람직하지 못하다. 지금이라도 개인들이 자발적으로 이런 도구들을 익히고 잘 사용할 수 있는 수준까지 개발하는 것이 좋다.

 

미국의 경우, 초등학교 교실에서는 학생들이 각자의 노트북을 가지고 인터넷을 통해 다른 학생들과 온라인에서 협업도구를 이용하여 함께 소통하고 작업하는 것을 가르치고 연습한다. 이들이 이렇게 가르치는 이유는 단지 협업을 할 수 있는 능력을 개발하는 것 외에도, 창의력을 키우기 위한 목적도 가지고 있다. 즉 교사가 일방적으로 가르치고 학생들은 듣고 배우는 것이 아니고, 학생들끼리 온라인 상에서 의견을 주고 받거나, 더 좋은 아이디어를 찾는 과정을 통해 협업과 창의성이라는 두 마리 토끼를 동시에 잡고 있다.

 

우리나라 학교에서도 시급히 이런 교육이 실시되어야 한다. 그래야 선진국에 뒤지지 않고, 우리들의 자녀들이 온라인에서 협업하고 창의성도 극대화 시키는 훈련을 받아야 한다. 왜냐하면 어린 학생들이 사회에 진출하는 시기가 되면 아마도 스마트워크는 모든 조직과 계층에서 광범위하게 사용될 것이고, 학생들은 자연스럽게 이에 대한 준비와 훈련을 받는 것이다.

 

온라인 도구도 크게 두 가지로 구분되는데, 다른 사람들과 협업을 하는 것과 개인적 차원에서 장소에 구애를 받지 않고 인터넷만 연결된다면 필요한 데이터나 자료에 접근하여 작업을 할 수 있는 도구들이다. 결국 모든 사람들은 이렇게 두 가지 범주의 도구들을 사용할 수 있어야 한다.

 

스마트워크 시대를 대비하여 우리들이 무엇을 어떻게 해야 할 지에 대해 설명했는데, 이것은 선택 사항이 아니고, 반드시 해야 하는 필수 사항이라는 것에 주목해야 한다. 경쟁 사회에서 남들보다 앞서려면 그들과 다른 차별성이 필요하고, 이와 같은 차별성은 온라인 도구들의 사용 능력으로 판가름 날 것이다.

그러니 시급히 자신의 것으로 익혀야 한다.

 

 

심 재우 (SB컨설팅 대표, SNS 전문가)

 

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