[구글 웹스토어] Vyew 사용기

Vyew('뷰'라고 발음) 사용하는 방법

 

 

지금까지는 지역적으로 멀리 떨어져 있는 사람들간에 미팅이나 협업을 하려면 '컨퍼런스 콜(Conference Call)'이라는 방법을 사용해야했다. 여기에는 독립된 공간에 고가의 영상과 음향 장비 등을 갖추고 운영해야 하므로 설치비와 운영비가 비싸서 일부 대기업을 제외하고 중소기업이나 개인이 사용하는 데는 경제적인 부담이 있었다. 그럼에도 불구하고 출장을 가는 비용이나 시간을 절약하기 위해 자주 사용되고 있기도하다.

그런데 인터넷과 IT 기술의 발달로 커퍼런스 콜을 언제 어디서든 누구나 무료(웹캠이나 마이크, 스타일러스 펜 등은 필요할 수 있음)로 사용할 수 있게 됐다. 즉 집이나 사무실 어디서든 원하는 시간에 원하는 상대와 미팅이나 프레젠테이션 교육 등을 진행할 수 있으며, 참가자들이 서로 다른 지역에 위치하는 경우 모든 사람을 한 곳으로 초대하여 노력과 시간 그리고 비용 등을 절약하는 효과를 얻게한다.

 

1. 기능

이것은 실시간이나 원하는 시간 언제든 가상 공간에서 다른 사람들과 협업이나 미팅을 하도록 도와주는 프로그램입니다. 때로는 혼자서도 다른 사람에게 배포하거나 교육하기 위한 사전준비를 할 수도 있다.  

이것은 크게 3가지 용도에 쓰이는 데, 첫째, 자료나 문서를 검토하거나 해설이나 주석을 달 수 있으며, 둘째, 미팅이나 프레젠테이션을 하며, 셋째, 강의나 교육을 할 수 있다.

아래 그림은 '뷰'의 초기화면이다.

Meet & Present

Teach & Tutor

2. 설치 및 사용자 등록 방법

프로그램 설치는 아래 그림에서 오른쪽 하단에 있는 'Install'을 클릭하면 자동으로 설치된다.

사용자 등록 방법에는 3가지가 있는데, 무료 회원과 2가지의 유료 회원이 있다.

단지 개인적인 혹은 소규모 사람들과 협업을 하는 경우라면 무료로 가입하면 충분하다. 다만 무료는 동시 참가자 수가 10명으로 제한되며 미팅룸도 20개까지만 허용된다. 만약에 기업 단위나 수 십명 이상의 학생이나 사람들을 대상으로 교육이나 강의, 혹은 프레젠테이션을 한다면 유료 사용을 권장한다. 따라서 사용자의 필요와 용도에 따라 무료와 유료를 선택하면 된다.

3. 필요성

'뷰'는 온라인 공간에서 협업이나 교육이 가능하므로 액속된 시간에 각자의 커뮤터 앞에서 함께 참여할 수 있어 누구나 쉽고도 편리하게 사용할 수 있다. 여러분이 다른 공간에 있는 사람들과 함께 서류를 검토하거나 수정할 때, 기존에는 서류 화일을 보내서 수정하게 한 다음 그것을 다시 받아서 수정된 것을 원본에 반영해야 하는 번거로움과 불편이 있었고, 이것을 피하려면 서로가 만나서 함께 작업이나 미팅을 해야헸다. 하지만 '뷰'만 있다면 그 모든 문제들을 일시에 해결할 수 있으며, 쉽고도 빠르게 그리고 효율적으로 협업이 가능하다. 만약에 학생들이나 교육 참가자들이 각자 다른 지역에 산재해 있어도, 온라인으로 연결될 수만 있으면 마치 한 장소에 모여 진행하는 효과를 얻을 수 있다.

참가자들은 마이크를 통해 직접적인 질문이나 의견을 말할 수 있고 비디오캠을 통해 서로의 얼굴을 확인하며, 채팅이나 작업하는 화면에 글을 쓰거나 무언가를 표기할 수 있다. 이런 모든 것이 하나의 화면 하나의 작업 공간에서 이루어진다. 또한 함께 작업한 결과물은 모두가 공유할 수 있고, 기록물로 남길 수 있다. 

4. 사용 방법   

먼저 '뷰'를 컴퓨터에 설치하고, 사용자 등록을 한다. 등록은 무료와 유료가 있으며 누구나 가입이 가능합니다. 

로그인을 하면 다음의 화면이 나온다.('홈' 메뉴가 디폴트)

기본으로 시스템에서 한 개의 방이 이미 만들어져 있으며 이름은 'Getting Started Tutorial' 이다. 이것은 '뷰'를 사용하는 방법을 알려 주는 사용자 설명서의 기능이므로, 초기 사용자는 이 곳으로 가서 '뷰'의 사용법을 익히는 것이 좋다. 

시작하려면 아래의 메뉴(Create New Room)를 선택하여 새로운 방을 만든다.

그러면 아래의 화면이 나오는데, 이번에는 작업할 공간으로 불러들일 작업 대상물을 3가지 중에서 선택한다.

1. file from your computer - 하드디스크에 있는 기존의 문서를 불러온다.

2. a screenshot - 스크린 화면에서 캡쳐한다.

3. draw right on the page - 빈 공간에 펜으로 그림이나 글씨를 직접 써 넣는다.

또 다른 문서를 불러오는 작업은 언제든 밑의 그림에서 '+ Insert'를 클릭하여 실행한다.

이것을 누르면 하단(1번 표기된 곳)에 아래와 같이 4개의 서브메뉴가 나오게 된다.

1. 빈 페이지 -  빈 작업 공간이 생긴다.

2. 하드디스크에서 불러오기 - 기존의 문서를 불러 온다.

3. 임의의 사이트 불러오기 - 웹사이크를 불러 온다.

4. 스크린 캡쳐하기 - 스크린 화면을 캡쳐하여 보여준다.

아래 그림의 오른쪽에 2번으로 표기된 곳은 동영상을 볼 수 있는 웹캠을 활성화 시키는 것으로 이것을 누르면 웹캠이 작동되면 영상을 보여 주는 영역이 활성화 된다. 바로 아래의 사람 모양 아이콘은 현재 룸에 입장한 사람의 숫자와 명단이 나오는데, 현재는 사용자 한 명만 있으므로 '1'만 보인다. 새로운 사람이 입장하면 스 숫자만큼 올라간다.

위의 그림에서 'file from computer'를 선택하고, 예를 들어, 하드디스크에 있는 'real flight.doc'라는 워드 문서를 불러오면 아래와 같이 나타난다. 불러온 문서는 모두 33페이지로 해당되는 박스를 클릭하면 직접 그곳으로 이동합니다. 아니면 우측의 좌우 화살표를 누르면 좌우로 하나씩 이동한다.

 

본격적인 작업 시작하기

이제부터 본격적으로 문서를 리뷰하거나 설명을 넣는 작업을 하게 되는데, 위의 그림에서 화면의 왼쪽 중간에 있는 '펜' 모양을 클릭하면 아래와 같은 서브메뉴가 나온다.

여러 개의 서브 메뉴중에서 가장 위에 있는 'EDIT'를 클릭하면 아래의 서브메뉴가 나온다.

언두, 리두, 컷, 복사, 삽입, 페이지 관리, 옵젝트(클릭하여 선택된 객체)를 관리하는 기능이다. 

아래 그림에서 화살표는 스크린에 나타난 임의의 객체를 선택하는 기능이고, 연필(1번)을 선택하면 서브메뉴가 나온다.

펜의 종류는 3가지로 연필, 직선, 형광펜이며, 펜의 굵기와 색상을 바꿀 수 있다.

이어서 바로 아래에 있는 'A'는 글자를 입력하는 기능이다.

노란색 포스트잇을 선택하면 화면 상에서 원하는 위치에 설명을 삽입할 수 있다. (화면 가운데에 노란색 포스트잇 한 장이 들어가 있다.)

포스트잇에는 글자를 넣거나 음성 녹음 중 하나를 선택할 수 있다.  

오렌지색 사각형은 설명을 위해서 사각형이나 원을 삽입하는 기능이다. 

맨 아래에 있는 지우개는 임의의 객체를 삭제하는 기능이다.

다른 사람 초대하기

지금까지는 혼자서 작업하거나 다른 사람들을 초대하기 전에 준비하는 과정이었고, 이제부터 다른 사람을 초대하여 함꼐 작업을 할 수 있다.

아래 그림에서 상단의 'INVITE' 매뉴를 클릭하면 서브메뉴가 나타나고 'Invite People'을 선택한다.

 

그러면 아래와 같은 새로운 메뉴가 나타난다.

초대하려는 사람의 이메일 주소를 넣고 설명하는 메세지를 넣는다. 'Next'를 누르면 순차적으로 다음의 화면이 나타나고, 마지막 화면에서 초대하는 사람에게 역할(Role)을 부여하는데, 아래의 4가지 중 하나를 선택할 수 있다.(이것은 초대하는 사람이 원하는대로 부여하는 권리다)

1. Viewer - 단지 참가하여 보는 기능만 가능

2. Reviewer -  글을 쓸 수 있다.

3. Collaborate - 카메라를 사용할 수 있다.

4. Moderator - 참가자를 퇴장시키는 권한으로 초대자와 같은 권리를 가진다.

초대를 받은 사람은 자신의 이메일을 열면 초대한다는 이메일이 도착해 있고, 그것을 클릭하여 열면 본문에 다음의 메세지가 보이고, 빨간색으로 표시된 링크로 이동하면 가상룸으로 입장하게 된다.

초대를 받은 사람이 초대에 응하면 초대자의 화면에는 아래와 같이 초대 받은 사람에 대한 정보가 나온다.

아래 화면 우측 1번에 새로 입장한 사람('Angel'이라는 닉네임을 가진)이 표시되었다.

하단의 2번에는 협업을 하면서 참가한 사람들간에 채팅을 하는 영역으로, 참가자들이 서로 인사말이나 의견을 주고 받을 수 있다.

화면에 '노트' 삽입하기

아래 화면은 주최자가 노트를 넣고(1번), 초대자(Angel)이 그 아래에 새로운 노트(2번)를 넣은 그림이다.

노트의 내용을 보려면 포스트잇에 마우스를 놓으면 오른쪽에'Comments' 화면 중간에 누가 무엇을 썼는지 보여준다.

삽입한 노트 내용 모두 확인하기

이렇게 해서 모든 작업이 완료되면, 그 동안 각 페이지마다 함께 작업하면서 삽입한 노트의 내용을 확인할 수 있다.

위 그림에서 3번의 'Summary'를 누르면 아래의 화면이 나타난다. 각자가 기록한 내용이 모두 순차적으로 보인다.

Summary도 확인하고 모든 작업이 끝나면 작업한 내용을 pdf 화일로 만들 수 있는데, 

'Menu'를 클릭하고 'Export PDF'를 선택하면 화일이 저장된다.

저장된 PDF를 열면 아래의 내용을 볼 수 있다.

펜으로 그린 도형이나 선, 노트가 보이고, 마우스를 노트 위로 가져가면 노트에 기록된 내용이 나타난다.

5. 추가 의견

지금까지 '뷰'의 사용법을 설명했다.

'뷰'의 용도는 무궁무진 하다고 할 수 있다.

가족간에도 회사에서도 모두 사용 가능하고, 간혹 오프라인 모임이 있는데, 그곳에 참석하지 못하는 사람도 자신이 지금 있는 위치에서 컴퓨터와 인터넷만 있다면 '뷰'를 통해 가상 공간에 참여할 수 있다.

'뷰'를 사용하면서 모든 사람에게 가장 필요하고 유용한 도구를 무료로 사용할 수 있다(물론 약간의 제약이 있기는 하지만)는 것이 가장 큰 이점이고 차별성이다.

이 글을 쓰는 본인에게도 매우 필요한 도구이고 여러모로 활용도가 매우 높은 기능이다.

만약에 여러분이 회의나 프레젠테이션을 주최하는 사람이라면 '뷰'를 사용하면서 스타일러스펜(테블렛)이 있다면 더욱 편리하다. 글씨를 쓰고 그림을 그리고 밑줄을 치고 하는 것은 마우스보다는 스타일러스펜이 더 자유자재로 사용하는 이점이 있기 때문이다.

무료이면서 왠만한 기능을 모두 제공하는 '뷰'는 활용하기만 하면 보다 높은 가치를 만들 수 있는 매우 편리한 협업 도구이다. 모두가 '뷰'를 각자의 상황에 맞게 잘 활용하시기 바란다.

'뷰'에 대한 질문이나 의견은 댓글로 올리면 된다.

작성자 : 심 재우 (SB컨설팅 대표)