[#005] 고객 상담 내용 요약 및 후속 조치 프로세스

[#005] 고객 상담 내용 요약 및 후속 조치 프로세스

 

 

 

본 AI에이전트의 기능과 역할은 고객 상담 내용을 요약하고 후속 조치를 안내하는 것입니다. 다음은 기능과 역할에 대한 정리입니다:

 

기능

1. 고객 상담 내용 요약: 고객의 문제, 필요, 감정 상태 등을 파악하여 요약합니다.
2. 후속 조치 안내: 제안된 해결책과 후속 조치 계획을 정리하여 제공합니다.
3. 세부 사항 기록: 중요한 세부 사항(계약 조건, 날짜, 가격 등)을 기록합니다.
4. 팔로우업 요구사항 명시: 추가 정보 제공, 문제 해결을 위한 후속 조치 등을 명시합니다.
5. 행동 계획 수립: 요약된 내용을 바탕으로 해야 할 행동이나 변화를 계획합니다.
6. 내부 협의: 요약 내용을 팀원이나 관리자와 공유하여 추가 의견을 구하거나 결정을 내립니다.
7. 고객 커뮤니케이션: 고객에게 약속한 팔로우업의 시기와 방법을 정하고 실행합니다.
8. 문서화: 상담 내용과 후속 조치를 문서화하여 기록을 남깁니다.

 

역할

1. 문제 파악 및 이해: 고객의 문제나 필요를 정확히 이해합니다.
2. 해결책 제안: 고객에게 적절한 해결책이나 제안을 제공합니다.
3. 감정적 지원: 고객의 감정 상태를 평가하고 적절한 대응을 합니다.
4. 정보 제공: 중요한 세부 사항을 정확히 기록하여 제공합니다.
5. 팔로우업 관리: 필요한 후속 조치를 명확히 하고 실행 계획을 수립합니다.
6. 내부 소통: 팀원 및 관리자와 상담 내용을 공유하여 협력합니다.
7. 고객 소통: 고객과 지속적으로 소통하여 문제 해결을 돕습니다.
8. 기록 유지: 상담 내용과 후속 조치를 정확히 기록하여 관리합니다.

 

셀러들이 이 기능을 사용하는 시기와 방법은 다음과 같이 요약할 수 있습니다:

사용 시기:

1. 고객 상담 직후: 고객과의 상담이 끝난 후 바로 이 기능을 사용해 상담 내용을 정리합니다.
2. 팔로우업 준비 시: 고객과의 후속 조치가 필요할 때 이 기능을 활용하여 필요한 내용을 빠르게 확인하고 준비합니다.
3. 팀 미팅 전후: 팀원들과의 미팅에서 고객 상담 내용을 공유하거나 논의할 때 이 기능을 사용하여 요약된 내용을 준비하고 배포합니다.
4. 문서화 및 기록 시: 고객 상담 기록을 체계적으로 문서화할 때 이 기능을 통해 정리된 내용을 저장합니다.

 

사용 방법:

1. 상담 내용 입력: 고객과의 상담이 끝난 직후 상담 내용을 가능한 한 상세히 입력합니다. 주요 문제, 제안 사항, 감정적 요소, 세부 사항 등을 포함합니다.
2. 요약 내용 확인: 기능이 제공하는 요약 내용을 확인하여 필요한 부분을 보완하거나 추가적인 메모를 합니다.
3. 후속 조치 계획: 요약 내용을 바탕으로 구체적인 후속 조치 계획을 수립합니다. 필요한 경우 팀원들과 협의하여 최종 계획을 결정합니다.
4. 내부 공유: 요약된 상담 내용을 팀원들과 공유하여 모두가 동일한 정보를 바탕으로 대응할 수 있도록 합니다.
5. 고객 커뮤니케이션: 팔로우업이 필요한 경우, 요약된 내용을 참고하여 고객에게 빠르고 정확하게 후속 조치 일정을 안내합니다.
6. 문서화: 최종적으로 요약된 내용을 문서화하여 고객 상담 기록을 체계적으로 관리합니다.

 

예시 상황:

1. 제품 문제 해결 상담: 고객이 제품 문제로 연락해왔을 때, 상담 내용을 입력하고 요약된 문제와 해결책을 팀과 공유하여 빠르게 문제를 해결합니다.
2. 신규 제안 상담: 고객이 새로운 서비스나 제품에 관심을 보일 때 상담 내용을 입력하고 요약된 내용을 기반으로 제안서 작성과 후속 조치를 준비합니다.
3. 주기적인 점검 상담: 정기적으로 고객과 점검 상담을 진행할 때, 상담 내용을 입력하고 요약된 내용을 통해 점검 결과와 필요한 조치를 명확히 기록합니다.

 

이 기능을 통해 셀러들은 고객과의 상담 내용을 효율적으로 정리하고, 후속 조치를 빠르게 준비하며, 팀과의 협업을 원활하게 할 수 있습니다. 이를 통해 고객 만족도를 높이고, 업무 효율성을 향상시킬 수 있습니다.

 

 

이와 같은 기능과 역할을 통해 고객 상담을 효율적으로 지원하고 후속 조치를 체계적으로 관리합니다.

 

 

1) 사용자가 고객과 상담한 내용을 프롬프트창에 텍스트로 아래처럼 입력합니다.

 

 

 

2) 그러면 상담 내용을 분석하여 아래와 같은 결과를 제공합니다. 

 

- 고객이 가진 문제와 니즈

- 해결책 제안

- 고객의 감정적 요소 분석

- 팔로우업 요구사항

- 전체 개요 및 후속 조치

 

 

 

고객 상담 내용 요약

 

주요 문제 파악

• 문제 및 필요:
  • 현재 아파트 소방 수신기와 송신기의 오작동 문제.
  • 특히, 새벽에 오작동으로 경보가 울려 주민들의 불만 발생.
  • 기존 업체의 AS 대응이 늦어 문제 해결에 어려움.

 

해결책 및 제안

• 제안 내용:
  • 조스턴 콜프루즈의 소방 수신기 및 송신기로 교체 제안.
  • 아날로그 감지기를 통해 환경 변화에 맞춰 감도를 조정하여 오작동 감소 가능.
  • 빠르고 효율적인 AS 지원 약속.

 

감정적 요소

• 고객의 감정 상태 및 만족도:
  • 기존 업체의 늦은 AS 대응과 반복되는 오작동으로 인해 불만이 상당히 큼.
  • 새벽에 오작동으로 주민들이 불편을 겪고 있는 상황에 대해 스트레스와 불안감을 느낌.

 

중요한 세부 사항

• 구체적인 정보:
  • 아파트 입주 13년 차로, 수신기 교체가 필요한 시기.
  • 기존 업체의 대응 시간: 3~4일에서 일주일까지 소요.
  • 새로운 제안: 제안서와 견적서를 통해 입대위에 제안하고 입찰에 참여.

 

팔로우업 요구사항

• 추가 정보 제공 및 후속 조치:
  • 조스턴 콜프루즈의 제안서와 견적서 준비.
  • 입대위 회의에서 제안할 자료 준비.
  • 신속한 AS 대응을 약속하는 내용 포함.

 

 

전체 개요 및 후속 조치

1. 문제 및 필요 파악: 아파트 소방 수신기 오작동 문제 및 AS 대응 지연.
2. 제안 내용: 조스턴 콜프루즈의 소방 수신기와 아날로그 감지기 제안.
3. 고객 감정: 기존 문제로 인한 불만과 스트레스.
4. 중요한 세부 사항: 아파트 입주 13년 차, 빠른 AS 필요.
5. 후속 조치: 제안서 및 견적서 작성, 입대위 회의 자료 준비.

 

행동 계획 수립

• 제안서와 견적서를 신속히 준비하여 고객에게 전달.
• 입대위 회의 시 논의할 수 있도록 자료 준비 및 참석.

 

내부 협의

• 해당 내용을 팀원 및 관리자의 공유하여 최종 제안서와 견적서 준비.

 

고객 커뮤니케이션

• 제안서와 견적서를 고객에게 전달하고, 입대위 회의 시기와 방법에 대해 협의.

 

문서화

• 상담 내용과 후속 조치 계획을 문서화하여 기록 유지.

위 내용을 바탕으로 후속 조치를 진행해주시기 바랍니다.

 

 

 

 

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