'스마트워크(Smart Work)' 성공적으로 도입하려면? (심재우-SB컨설팅 대표)

'스마트워크(Smart Work)' 성공적으로 도입하려면? (심재우-SB컨설팅 대표)

 

 

1. 왜 지금 ‘스마트워크(Smart Work)’가 화두로 등장하고 있을까?

 

스마트워크의 반대되는 의미로는 ‘하드워크(Hard Work)’가 있다. 스마트워크는 말 그대로 지금보다 더 현명하고 효율적으로 일하는 것을 말하고, 하드워크는 열심히 일하는 것이다. 한국 사람들은 하드워커(Hard Worker)’였다. 밤 늦게까지 야근을 하거나 주말이나 휴일에도 특별 근무를 하고 있다. 그래서 OECD 국가 중에서 1인당 근로시간이 가장 길다. 열심히 일하지만 업무 효율은 오히려 다른 나라에 비해 떨어진다.

오래 동안 일하면 성과가 더 많이 나와야 하는데, 왜 그 반대일까?

 

우리들의 고민은 몇 년 전 여기서부터 시작됐다.

그런데 최근에는 또 다른 문제들이 불거지기 시작했다. 여성들의 육아 부담에 따른 저출산과 결혼 기피 현상, 그리고 저탄소 녹색성장까지 3중고에 시달리기 시작했다.

 

저출산과 결혼기피는 지금 당장보다는 앞으로 몇 십 년 후에 심각한 문제로 나타나는 것이라 지금 시대에 살고 있는 사람들에게는 당장 시급한 것으로 다가오지 않는다는 것이 더욱 큰 문제다. 하지만 저출산으로 인해 인구수가 감소하고, 고령화는 더욱 심각해 지면, 결국은 사회활동을 통해 무언가를 생산하는 경제활동이 가능한 인구보다, 누군가에 의해 부양되어야 하는 노인들의 인구가 더 많아지고, 이것은 그대로 국가와 젊은 사람들의 부담으로 돌아간다.

 

얼마 전 한 기사에 의하면 사회에서 한창 일할 유능한 여성들이 어느 날 갑자기 회사에 사표를 던지고 집으로 돌아가는 현상에 대해 다루었다. 이들 여성들은 중견 리더로서 회사에 기여하고 더 젊은 사원들을 이끌고 지도해야 하는 위치 있는 여성들인데, 이런 고급 인력이 회사를 그만 둔 것이다. 그런데 문제는 사표를 던진 것이 자의에 의한 것이 아니고, 자녀 육아를 위한 약간은 타의적인 것이다. 물론 자신의 자녀는 부모들이 키우는 것이 정상이겠지만, 능력과 재능을 가진 부모라면 사회적 활동을 하고, 육아를 대신해 줄 전문기관이 전담한다면 이것은 새로운 일자리 창출은 물론, 워킹맘들의 능력과 재능을 보다 건설적이고 발전적으로 사회와 기업에서 활용하는 긍정적 효과가 있기 때문이다.

자녀 육아로 인한 여성 인력의 퇴직은 단지 어린 자녀를 둔 경우만이 아니고, 입시를 앞 둔 자녀를 가진 워킹맘들도 마찬가지다. 좋은 학교에 입학하려면 자녀의 공부 실력도 중요하지만, 입학 관련한 정보 수집도 중요해 지는 추세라, 이것을 학교나 학원에만 맡겨서는 자신의 자녀만 상대적으로 피해를 보는 시대이기 때문이다. 결국 내 자녀의 입학에 필요한 정보 수집과 모임에 참여하기 위해서 회사를 그만 두는 것이다.

 

저탄소 녹색성장은 지구온난화와 관련이 있는데, 출퇴근에 필요한 교통수단 이용으로 교통량이 증가하고, 이것은 그대로 배기가스와 탄소 배출 증가로 이어지고, 각 나라마다 탄소 배출을 규제하는 국제법에 의해 모든 정부는 필사적으로 탄소 배출량을 줄이지 않으면 안되는 상황이다.

 

그런데 모든 근로자들이 각자의 회사로 출근하여 일해야 한다면, 이런 문제를 해결할 수 없는데, 만약에 회사를 출근하지 않고도 집이나 집과 가까운 장소에서 일할 수 있는 환경과 조건을 갖춘다면 이런 문제는 해결될 수 있다.

 

결국 재택근무나 집과 가까운 곳에서 일할 수 있는(이것을 ‘스마트워크 센터’라 부른다) 조건을 마련한다면 육아 문제나 교통에 의한 공해, 불필요한 출퇴근 시간 낭비, 교통체증 등 수 많은 사회적 경제적 문제들을 일시에 해결할 수 있는 아이디어로 등장한 것이 바로 스마트워크다.

 

그래서 현 정부는 2015년까지 전체 사회활동 인구의 30%를 스마트워크로 만드는 것을 가장 중요한 국책과제로 설정하고 추진하고 있다.

이런 국책과제 관련하여 방송통신위원회(방통위)가 글로벌 스마트워크 강국 구현을 위한 스마트워크 활성화를 본격적으로 추진하고 있다. 방통위는 다음과 같은 내용으로 추진 중이다.

 

- 스마트워크 문화 확산, 근로소외계층 등 스마트워크 도입 촉진, 이용자 보호 등 3대 분야 10대 과제 집중 추진

- 스마트워크 도입·운영 가이드북, 정보보호 권고 제정․보급

 

「‘삶’과 ‘일’의 균형을 통한 글로벌 스마트 강국 구현」을 비전으로, 2015년까지 전체 근로자의 30%에 대해 스마트워크 실시를 목표로 하는 “스마트워크 활성화 추진계획”을 수립하여 발표했다. 본 계획은 방통위가 대통령에게 2010년 7월에 보고한 「스마트워크 인프라 고도화 및 민간 활성화 기반조성」과 2010년 12월에 보고한 「2011년도 방통위 업무계획」의 스마트워크 분야에 대한 세부추진계획이며, 수 차례 전문가 회의를 통해 마련되었다.

또한 「스마트워크 활성화 추진계획」의 실천과제로서 스마트워크 도입을 촉진하기 위한 스마트워크 종합안내서인「기업을 위한 스마트워크 도입·운영 가이드북」, 스마트워크 도입·운영 시 발생 가능한 보안 취약점 및 침해위협을 최소화 하기 위한 「스마트워크 활성화를 위한 정보보호 권고」를 제정․보급한다고 밝혔다.

 

현재 해외에서는 이미 수 많은 국가와 기업들이 스마트워크를 적극 도입하고 있는데 반해, 국내에서는 이것에 대한 사회적 인지도는 증가하고 있으나, 대면중심의 조직문화에 익숙하여 스마트워크에 대한 저항감이 있고, 특히 여성이나 노약자, 중소기업 등은 비용부담으로 스마트워크 도입이 지연되고 있다.

또한 스마트워크에 대한 품질이나 정보 보호 등을 고려한 이용자 편의성 및 안전성 대책 등이 요구되고 있다. 다음은 방통위가 밝힌 스마트워크에 대한 내용이다.

 

▶ 범국민 스마트워크 문화 확산 및 해외진출 지원

▶ 여성, 노약자, 중소기업 등의 지원을 통한 스마트워크 도입 촉진

▶ 정보보호 인증 및 품질등급제 등 안전·편리한 이용활성화 환경 구축 이라는 3대 분야의 10대 중점과제를 추진하기로 했다.

 

▶ (범국민 스마트워크 문화 확산 및 해외진출 지원)을 위해서 ① 스마트워크 문화 확산 및 여건 조성을 위해 범부처 공동 정책설명회 및 컨퍼런스, 스마트워크 Day, 스마트워크 리더 발굴 등을 추진한다. 또한 ② 스마트워크 활성화 촉진법 제정 등 스마트워크 관련 제도 정비를 통해 세제 지원, 근로자 권리보호, 정보보호 등 스마트워크 도입에 따른 장애요인을 해소하고 활성화를 꾀하고자 관련 법령의 제·개정을 추진해 나갈 것이다. 이를 위해 고용노동부, 여성가족부 등 관련 부처 및 스마트워크 포럼 등과 긴밀히 협조하여 정책 및 법 개선과제 발굴, 문화확산 등을 추진하기로 하였다. 그리고 ③ 국내 중소기업체의 글로벌 시장진출 및 홍보 지원을 통해 스마트워크 스타기업 육성과 국내기술의 브랜드를 강화시켜 Biz 모델을 확산시킬 계획이다.

 

▶ (여성, 노약자, 중소기업 등의 지원을 통한 스마트워크 도입 촉진) ④ 스마트워크 파급효과가 큰 분야에 대한 특화된 시범사업을 통해 저비용·고품질의 보급형 스마트워크 확산모델을 개발하여 이용 확대를 꾀하고, ⑤ 여성, 노약자, 장애인 등을 고용한 중소기업체 등에 대해 스마트워크 도입을 지원하여 취약계층의 일자리 기회를 확대하며, ⑥ 이동·현장·재택·센터·직장 어디서나 영상커뮤니케이션을 통하여 상호간에 효과적으로 원격협업을 할 수 있는 기반을 조성하여 커뮤니케이션 패러다임을 음성에서 영상으로의 혁신적 변화를 유도할 계획이다.

 

▶ (정보보호 인증 및 품질등급제 등 안전·편리한 이용활성화 환경 구축)을 위해서 ⑦ 안전하고 신뢰할 수 있는 스마트워크 환경을 조성하기 위하여 정보보호 가이드라인 및 스마트워크 도입·운영 종합안내서를 마련하고 보안인증제도 및 품질등급제 도입을 검토할 것이다. 그리고 ⑧ 소셜 기반 협업과 사용자의 요구에 부응하는 업무환경을 제공하기 위한 스마트워크 환경 핵심기술을 개발하고 표준화 하며, 글로벌 테스트베드를 구축하여 국제공동연구를 지원할 계획이다. 또한 ⑨언제 어디서나 스마트워크가 가능하도록 유·무선 등 네트워크 인프라를 고도화 해 나가고 ⑩ 지능형 업무환경의 조성을 위해 클라우드 서비스와 사물지능통신의 확산을 추진할 계획이다.

 

“기업을 위한 스마트워크 도입·운영 가이드북”은 기업의 경영자와 인사·총무·경영기획·정보시스템 등 관계부서의 담당자에게 스마트워크 도입의 필요성과 기대효과, 도입시 준비사항, 각 담당자들의 역할을 제시하고 스마트워크 유형에 따른 도입절차 및 운영방법, 유형별 도입사례, 법 제도 현황을 보여 주고 있다.

 

“스마트워크 활성화를 위한 정보보호 권고”는 안전한 스마트워크 이용 환경을 조성하기 위하여 기업들이 자율적으로 이행할 수 있는 기술적·관리적 보호조치를 제시한 것으로 현장·이동근무(모바일오피스), 재택근무(홈오피스), 센터근무 등 다양한 스마트워크 유형을 고려하여 이용자가 실질적인 근무 환경에 맞게 적용할 수 있도록 기능별·구성요소별 정보보호 대책을 ▶스마트워크 서비스 제공자 준수사항, ▶스마트워크 관리자 준수사항, ▶스마트워크 이용자 준수사항으로 제시하고 있다.

 

스마트워크에 대한 방통위의 추진계획이 산·학·연·관의 유기적 협력을 통하여 시행되게 되면 산업·경제적 측면에 있어서 스마트워크와 관련된 새로운 시장과 일자리가 창출 될 것으로 전망되며 경제성과 접근성 높은 IT 인프라가 제공됨에 따라 1인기업과 중소기업의 활성화를 가져올 것으로 예상된다. 또한, 사회·문화적 측면에서는 원격 및 모바일 서비스 확대로 “삶”과 “일”의 조화를 통한 삶의 질 향상을 꾀하고, 재택근무·유연근무를 통해 여성, 노인, 장애인 등 취약 계층의 취업 환경을 개선 할 수 있을 것으로 기대된다.

또한 방통위 관계자는 “「스마트워크 활성화 추진계획」의 실천과제로 추진된 이번 스마트워크 도입·운영 가이드북 및 스마트워크 활성화를 위한 정보보호 권고가 스마트워크를 희망하거나 도입 예정인 기업체에 나침반과 같은 역할을 하게 될 것이다”고 말했다.

 

결론적으로 말하면 스마트워크는 정부 주도하에 의무적으로 시행되어야 하는 절대적인 목표이기도 하다. 따라서 이에 대해 필요한 준비와 대비가 필요한 데, 자금이 풍부한 대기업이나 공공기관은 큰 문제가 없겠지만, 중소기업이나 개인들에게는 큰 부담이 될 것이다.

따라서 스마트워크 관련하여 무엇을 어떻게 준비해야 할 지 연구하고 필요한 것들을 하나씩 확보해야 하는 과제를 안고 있다.

 

 

2. 스마트워크를 위해 무엇을 어떻게 준비해야 할까?

 

하나의 가상 스토리를 생각해 보자.

대기업이나 공공기관에 근무하는 어떤 사람이 해외로 출장을 갔고, 그 곳에서 바이어를 만나 협의를 하던 중, 긴급히 한국본사에 있는 의사결정권자나 관계된 사람들과 함께 협의를 하고 새로운 제안서나 발표자료를 만들어야 하는 경우, 어떻게 할 수 있을까?

아마도 출장간 사람이 그곳의 상황이나 필요한 것들을 전화나 이메일로 보내면 본사에서 논의를 한 후에, 혹은 문서 작업을 하고 그것을 다시 이메일로 출장자에게 보내고, 출장자는 문서 파일을 다운로드 받아서, 수정하거나 보완해야 한다. 이것이 단 번에 끝나면 좋겠지만 때로는 여러 번에 걸쳐 오고 가야 한다. 이런 과정에서 소통 상의 문제가 발생하고 합리적인 협의를 할 수 없게 된다. 이 때 필요한 것이 바로 온라인 협업도구다. 이것을 사용하면, 출장자와 한국본사의 사람들이 동시에 한 화면에 접속하여 함께 문서작업을 할 수 있다. 물론 협업으로 문서를 작성하면서 웹캠을 이용하여 얼굴을 볼 수 있고, 이야기를 나누며 의논하거나 아이디어를 주고 받을 수도 있다. 글로벌 비즈니스 시대에 이런 것은 누구에게나 해당될 것이고, 빈번히 일어나는 상황이다. 대기업이나 공공기관도 이런 도구들의 사용은 필수적이다. 만약에 개인이나 중소기업에 있는 사람들이 해외 출장을 간다면 더욱 요긴할 것이다.

이 글은 대기업이나 공공기관보다는 그 외의 기업이나 개인들에게 초점을 맞추어 작성한 글이다.

스마트워크는 재택근무나 이동근무, 또는 스마트워크 센터에서 업무를 보는 것을 포함한다. 회사가 아닌 이와 같은 장소에서 업무를 하기 위해 필요한 것이 무엇일까 생각하는 것은 그리 어려운 것이 아니다. 근무 장소가 회사가 아닌 다른 지역으로 바뀐 것에 지나지 않다. 만약에 회사에서 근무하는 경우 무엇이 필요할까를 생각해 보면, 크게 두 가지로 요약될 수 있다. 첫째는 다른 사람들과 함께 일하는 것으로, 예를 들면, 다른 사람들과 만나서 업무 협조 미팅을 하거나 프로젝트 수행을 위한 아이디어 회의나 협업, 혹은 상사에게 보고하는 것 등이고, 둘째는 혼자서 일하는 것으로, 보고서나 기획서 제안서와 같은 문서작성이나 프로젝트 진행 상황 확인 등이다. 전자는 사람과 대면하여 일하는 것인데, 이것은 원격 화상회의를 통해 대신할 수 있다. 그래서 스마트워크 센터에 갖추어야 할 도구로 원격 화상회의룸이 필수적으로 거론되는 것이다. 후자는 사내에 연결된 인트라넷에 접속하여 일하게 되는데, 인트라넷 접속은 다른 지역에 있더라도 인터넷을 통해 접속할 수 있다. 그렇다면 스마트워크 센터에는 단지 원격 화상회의룸만 갖추면 충분할까? 그렇지 않다. 스마트워크 센터에서 일하는 경우, 대면으로 만나서 함께 일을 할 수 없기 때문에 관련된 사람들이 모여 함께 제안서를 작성하거나 수정하는 것이 어렵다. 이것을 해결하는 방법은 원격으로 함께 작업할 수 있는 도구가 필요한 데, 이것을 해결해 주는 것이 온라인 협업도구다. 즉 여러 사람이 온라인으로 연결되어, 한 화면에서 공동으로 작업할 수 있는 기능이다. 이것은 응용 소프트웨어로 운영되는데, 자사에 필요한 것을 개발하여 사용하는 것은 엄청난 비용이 소요되기에 대기업이나 공공기관을 제외하고는 다른 기업이나 개인들에게는 요원한 이야기가 된다.

그런데 이런 문제를 해결할 수 있는 방법들이 주변에는 얼마든지 있다. 예를 들면, 구글 크롬 환경 아래에서 사용되는 다양한 온라인 협업도구들(구글 크롬 웹)과 윈도우 OS에서 실행되는 다양한 도구들도 있다. 중소기업이나 개인들은 이것을 활용하면 원격 협업이 가능하다. 이것을 활용하는 것은 무료로 가능하다. 물론 무료 계정인 경우 사용 기능에서 유료에 비해 약간의 제약이 있지만 그런데도 사용할 만 하다. 만약에 조금 더 다양한 기능이 필요하다면 유료계정으로 업그레이드 하면 되는데, 이 때 소요되는 비용이 그리 큰 부담이 되는 수준은 아니다.

 

결국 우리들에게 필요한 것은 이런 도구들을 제대로 사용할 수 있는 기본적인 사용법과 응용 방법을 익히면 된다. 물론 여러 가지 도구들의 사용법을 익히는 것은 사용자가 시간과 노력을 투자하여 익혀야 한다.

정부에서는 소외 계층을 위해 스마트워크 센터의 사용을 누구나 자유롭게 할 수 있는 환경 제공과 함께 온라인 협업도구 사용법에 대한 교육과 코칭도 무료로 제공할 것으로 예상된다.

 

하지만 남보다 앞서려면 정부가 모든 것을 무료로 해결해 줄 때까지 기다리는 것은 바람직하지 못하다. 지금이라도 개인들이 자발적으로 이런 도구들을 익히고 잘 사용할 수 있는 수준까지 개발하는 것이 좋다.

 

미국의 경우, 초등학교 교실에서는 학생들이 각자의 노트북을 가지고 인터넷을 통해 다른 학생들과 온라인에서 협업도구를 이용하여 함께 소통하고 작업하는 것을 가르치고 연습한다. 이들이 이렇게 가르치는 이유는 단지 협업을 할 수 있는 능력을 개발하는 것 외에도, 창의력을 키우기 위한 목적도 가지고 있다. 즉 교사가 일방적으로 가르치고 학생들은 듣고 배우는 것이 아니고, 학생들끼리 온라인 상에서 의견을 주고 받거나, 더 좋은 아이디어를 찾는 과정을 통해 협업과 창의성이라는 두 마리 토끼를 동시에 잡고 있다.

3. 결론

 

우리나라 학교에서도 시급히 이런 교육이 실시되어야 한다. 그래야 선진국에 뒤지지 않고, 우리들의 자녀들이 온라인에서 협업하고 창의성도 극대화 시키는 훈련을 받아야 한다. 왜냐하면 어린 학생들이 사회에 진출하는 시기가 되면 아마도 스마트워크는 모든 조직과 계층에서 광범위하게 사용될 것이고, 학생들은 자연스럽게 이에 대한 준비와 훈련을 받는 것이다.

 

온라인 도구도 크게 두 가지로 구분되는데, 다른 사람들과 협업을 하는 것과 개인적 차원에서 장소에 구애를 받지 않고 인터넷만 연결된다면 필요한 데이터나 자료에 접근하여 작업을 할 수 있는 도구들이다. 결국 모든 사람들은 이렇게 두 가지 범주의 도구들을 사용할 수 있어야 한다.

 

스마트워크 시대를 대비하여 우리들이 무엇을 어떻게 해야 할 지에 대해 설명했는데, 이것은 선택 사항이 아니고, 반드시 해야 하는 필수 사항이라는 것에 주목해야 한다. 경쟁 사회에서 남들보다 앞서려면 그들과 다른 차별성이 필요하고, 이와 같은 차별성은 온라인 도구들의 사용 능력으로 판가름 날 것이다.

그러니 시급히 자신의 것으로 익혀야 한다.

 

온라인에서 사용하는 도구들에 대한 상세한 사용법은 별도로 설명한 글들을 참고하면 된다.

 

 

- 심 재우 (SB컨설팅 대표) : 비즈니스 소셜 웹 마스터 

 

http://jaiwshim.weebly.com